Cómo combinar Access 2007 con la palabra

Access 2007 y Word son ambos productos de Microsoft Office. Puede utilizar Access para gestionar los datos dentro de una base de datos y utilizar Word para combinar los datos con un documento. Por ejemplo, si ha creado una lista de donantes, sus direcciones y contribuciones en Access, puede combinar la información con una carta que va a enviar a cientos de donantes dentro de la empresa. La fusión del documento con una lista existente reduce los errores que a menudo son causadas cuando escribe los datos a partir de cero.

Instrucciones

1 Abrir un documento de Word nuevo o existente que desea combinar con Access 2007.

2 Ir al grupo "Inicio de combinar correspondencia" y seleccionar "Iniciar Combinar correspondencia" y "Asistente paso a paso para combinar correspondencia." Escoja el tipo de documento que desea crear - una carta, correo electrónico, sobres, etiquetas o directorio. Haga clic en "Siguiente" para continuar.

3 Recoger su documento de partida - el documento actual, una plantilla o un documento existente. Haga clic en Siguiente."

4 Haga clic en "Utilizar una lista existente" y "Examinar". El cuadro de diálogo "Seleccionar origen de datos" se abrirá. Navegue a la base de datos Access 2007 que desea recuperar y haga doble clic en él. El cuadro de diálogo "Seleccionar tabla" se abrirá.

5 Resalte la tabla de Access que contiene los datos que desea combinar y haga clic en "Aceptar". El "Destinatarios de combinar correspondencia" cuadro de diálogo se abrirá. Para personalizar los registros tira de él, desplazarse por la lista y anular la selección de todos los registros que no desee incluir. Haga clic en "OK" para tirar de los receptores de Access 2007 y haga clic en "Siguiente".

6 Coloca el cursor donde desea que los datos de acceso para ir dentro de su documento de Word.

7 Ir al panel de tareas y haga clic en "Más artículos" para insertar campos, como el nombre de una persona, la dirección o la contribución, en el documento. El cuadro de diálogo "Insertar campo de combinación" se abrirá.

8 Haga doble clic en cualquiera de los campos que desee insertar y cerrar el cuadro de diálogo. Volver al documento y coloque el cursor donde desea que el siguiente campo para ir.

9 Repita los pasos 7 y 8 hasta que haya insertado todos los campos que necesite. Cerrar la Insertar campos cuadro de diálogo y haga clic en "Siguiente" para previsualizar el documento.

10 Haga clic en "Siguiente" de nuevo. Seleccione "Editar cartas individuales" o el tipo de documento que está fusión. Haga clic en "Aceptar" en el cuadro de diálogo para completar la fusión.