Cómo limitar el acceso de datos en un campo de Microsoft para ciertos valores

La limitación de los datos en un campo evita errores de entrada. Por ejemplo, supongamos que usted está vendiendo toallas en tres colores - rojo, azul y amarillo. La limitación de los valores de los datos a "rojo", "azul" o "amarilla" impedirá que la gente ordenar por error toallas de color rosa. Estas instrucciones se aplican a MS Access 97.

Instrucciones

1 Abra su tabla en la vista Diseño.

2 Haga clic en el campo que va a ser limitado.

3 En el cuadro de propiedades del campo en la parte inferior de la pantalla, haga clic en Regla de validación. Aparece una pequeña caja con tres puntos. Haga clic en esta casilla.

4 Aparece el generador de expresiones. Introduzca las expresiones que limitar sus datos. En el ejemplo dado anteriormente toalla, tendría que hacer clic en Funciones y, a continuación entran en ella como "rojo" o "azul" o "amarillo".

5 Haga clic en Aceptar. Su campo ya no aceptará cualquier valor que no sean de color rojo, azul o amarillo.

6 Directamente debajo del campo Regla de validación, verá un campo denominado validación de texto. Esto es lo que los usuarios verán si tratan de entrar en el valor incorrecto por error. Introduzca el texto de validación aquí. En el ejemplo de la toalla, podría usar algo como: "Ese color no está disponible. Por favor, introduzca rojo, amarillo o azul."

7 Guardar la tabla.

Consejos y advertencias

• El generador de expresiones es compleja. Si no tiene experiencia, le espera para pasar un tiempo aprendiendo cómo crear estas expresiones. Consulte la Ayuda de Access, o simplemente tratar una expresión que usted piensa que podría funcionar, a continuación, intente introducir datos en la tabla y ver qué pasa. Volver atrás y cambiar su expresión (siguiendo los mismos pasos anteriores) si es necesario.