Cómo acceder y importar datos de hojas de cálculo

Una de las ventajas de construir una hoja de cálculo es que se puede utilizar esos datos de muchas maneras diferentes. Una vez que la hoja de cálculo se construye y los datos están en su lugar, puede compartir esa información con una amplia gama de programas, y lo utilizan para crear una variedad de documentos. Puede importar los datos de hoja de cálculo en un documento de procesamiento de textos para crear cartas de combinación de correspondencia, o puede traer esos datos en una base de datos para crear nuevas tablas.

Instrucciones

1 Abra la hoja de cálculo que desea importar a otro documento o programa. Asegúrese de que la hoja de trabajo contiene los datos que desea utilizar.

2 Realice los cambios necesarios en la hoja de trabajo y cerrar el documento. Abra el programa al que desea importar los datos de la hoja.

3 Haga clic a través de los menús en el programa y buscar una "importación" o la opción "Obtener datos externos". Microsoft Access utiliza la opción "Obtener datos externos", mientras que otros programas utilizan la opción "Importar" en su lugar. Cada programa es diferente, por lo que puede que tenga que desplazarse por los menús para encontrar lo que necesita.

4 Utilice el botón "Examinar" para localizar la hoja de trabajo en la computadora o red. Resalte la hoja de cálculo y haga clic en "Next" o "Continuar" para comenzar a importar los datos.

5 Elija las celdas de la hoja que desea importar. Puede importar todas las células de la hoja de cálculo, o puede optar por importar algunas células pero no en otros.

6 Cambiar los tipos de datos en las celdas si es necesario. El programa de importación de la hoja de cálculo lee el tipo de datos del programa de hoja de cálculo y la utilizará como predeterminado. Pero si es necesario especificar un campo en particular como un diferente tipo de datos - por ejemplo, texto o moneda - puede hacerlo durante el proceso de importación.

7 Escriba nuevos nombres de campo si lo desea. Puede utilizar los nuevos nombres de campo durante el proceso de importación para que los datos importados más fácil de usar. Haga clic en "Finalizar" cuando haya terminado, y luego abrir la mesa y revisar los datos.