Cómo organizar los archivos del ordenador

Lo mejor de la presentación de documentos en un ordenador también puede ser el
mayor desafío: Usted es completamente libre para crear cualquier sistema de archivo
que funcione para usted. Antes de todos sus archivos terminan apilado que sabe
donde, poner orden en su disco duro. Piense en todo el tiempo y la energía
se ahorrará cada vez que necesita para encontrar un archivo en el futuro.

Instrucciones

1 Configurar-categoría amplia carpetas dentro de Mis documentos (en Windows) o en el disco duro (en un Mac OS). Leer 185 Crear un sistema de archivo sin defectos para obtener sugerencias sobre nombres de etiqueta.

2 Configurar subcarpetas dentro de cada categoría. Por ejemplo, los documentos financieros especie por año o tipo, y los documentos relacionados por persona de familia.

3 Utiliza la función de la clasificación del equipo. Ponga "AAA" (o un espacio) delante de los nombres de las carpetas más utilizadas y "ZZZ" (o una bala) delante de las menos usadas, por lo que el ex flotador a la parte superior de una lista alfabética y estos últimos van a la parte inferior. O utilizar 01, 02, 03 y así sucesivamente.

4 Especifique la carpeta por defecto el ordenador guarda los archivos en Esto se hace generalmente en el menú de Preferencias -. En Word para Windows XP, por ejemplo, despliegue el menú Herramientas para Opciones, haga clic en la ficha Ubicación de archivos, seleccione Documentos y haga clic en Modificar .

5 Ordenar los archivos para que se adapte a sus necesidades. Ordenar por fecha, por ejemplo, para encontrar el archivo que ha trabajado más recientemente. (En Windows XP, despliegue el menú Ver, seleccione Organizar iconos y elija modificado. Los usuarios de Mac deben hacer clic en la ventana que desea ordenar, despliegue el menú Ver para como Lista, a continuación, seleccione Por fecha de modificación.) O clasificar por la clase o tipo de agrupar todas las hojas de cálculo, por ejemplo.

6 Utilice nombres de archivo significativos para sus documentos. Un nombre de archivo como el curriculum vitae es menos útil que Resume_Sales_10_2004. Recuerde que no debe utilizar barras diagonales, dos puntos, asteriscos o cualquier puntuacion distintos de un único período que precede al sufijo.

7 Ir mejorando su sistema de archivo para que funcione mejor y mejor. Renombrar o reordenar las carpetas y de archivos de basura o los inactivos. Evitar la duplicación de carpetas, en particular aquellos que contienen fotos u otros archivos de gran tamaño; podrás llenar su unidad y crear confusión.

8 Utilice la función Guardar como cuando se desea mantener una versión de un documento sin cambios. Tendrá que especificar un nombre de archivo, que se puede basar en la anterior o cambiar por completo. Este truco de expertos en computadoras de la vieja escuela sigue siendo una buena: Añadir V1, V2, V3 y así sucesivamente, al final de un nombre de archivo para realizar un seguimiento de las versiones de un documento que se está modificando con el tiempo.

9 Reserve su escritorio para los artículos que requieren atención inmediata. Cuando haya terminado de trabajar con ellos, archivarlos en la carpeta correcta. Trate de no almacenar documentos a largo plazo en el escritorio.

Consejos y advertencias

• Una, la estructura jerárquica de carpetas organizada te ayuda cuando estás respaldo de los datos. (Usted hace una copia de seguridad de sus archivos, ¿verdad?) Por ejemplo, puede copiar todos sus registros financieros por el acaparamiento de una sola carpeta. Regularmente ir a través de sus archivos y eliminar los que no es necesario o grabarlas en un CD.
• Limitar los nombres de archivo de menos de 15 caracteres. nombres cortos son más fáciles de entender de un vistazo y también aparecen en los cuadros de diálogo cuando se está en busca de archivos.
• Si varias personas en su opinión equipo se turnan para trabajar en cualquier archivo, poner un asterisco al final del nombre de archivo antes de copiarlo fuera del servidor para indicar que está en uso. A continuación, elevar el número de versión en el nombre del archivo y añadir sus iniciales antes del período y de tres letras sufijo. Ahora ha impedido que dos personas trabajen en el mismo archivo, creado una copia de seguridad, ya la izquierda un sendero a la gente a seguir si hubiera alguna duda.
• Copias de seguridad de sus archivos. ¿Con qué frecuencia depende del grado de gravedad de sus datos es la cantidad de trabajo y no le importa volver a crear desde cero.