Cómo convertir una hoja de Excel para etiquetas

hojas de cálculo Excel permiten a los usuarios para organizar la información de contacto para las listas de distribución en columnas que contienen la categoría o el campo de nombre. Los usuarios pueden actualizar la información en la hoja de cálculo o crear etiquetas para envío o el envío de la hoja de cálculo Excel (también llamado una hoja de cálculo). Dado que los datos sobre las hojas de cálculo no se pueden convertir directamente a las etiquetas, considere el uso de plantillas de etiquetas y la combinación de correspondencia de la función de Microsoft Word para generar etiquetas. Etiquetas creadas en MS Word pueden contener datos de una hoja de cálculo de Excel y luego impreso en hojas precortadas disponibles en las tiendas de artículos de oficina.

Instrucciones

1 Abra la hoja de cálculo Excel y confirme que la primera fila contiene encabezados de columna para cada categoría (como Nombre, Apellido, Dirección, etc.). Si no hay categorías se enumeran en la fila 1, a continuación, haga clic en la primera celda (A1) y seleccione "Fila" en "Insertar" en la barra de menú superior y escriba un nombre de categoría para cada columna.

2 Ordenar los datos, si se desea, mediante la selección de los diamantes en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo (o seleccione "Seleccionar todo" en "Editar" en la barra de menú superior), seleccione "Ordenar" en "Herramientas" en la barra de menú superior . Especificar que la hoja tiene una fila de encabezado seleccionando esa opción en el cuadro de diálogo; seleccionar los criterios de clasificación utilizando los menús desplegables y haga clic en el botón "OK".

3 Guardar la versión más reciente de la hoja de cálculo seleccionando "Guardar" en "Archivo" en la barra de menú superior.

4 Abrir un nuevo documento en blanco en Microsoft Word y seleccione "Etiquetas" en "Herramientas en la barra de menú superior Nota:. En Microsoft Word 2007, esta función se encuentra bajo la pestaña" Correo ".

5 Haga clic en el botón "Opciones" en la sección "Etiqueta" y elegir el formato de etiqueta de acuerdo con el fabricante de la etiqueta y el número del producto. Nota: el cuadro de diálogo muestra un resumen de la descripción de la etiqueta de la etiqueta resaltada (por ejemplo, el tipo de etiqueta, tamaño de la etiqueta y el tamaño de la página) para que pueda seleccionar una configuración de etiqueta, si se desea.

6 Haga clic en el botón "OK" para volver a la etiqueta principal ventana de configuración. Seleccionar la opción "etiqueta única" en la sección "Número de etiquetas" para especificar que cada registro será colocado en una etiqueta (en lugar de todas las etiquetas con la misma información).

7 Haga clic en el botón "Combinar datos" y comprobar que una barra de herramientas "de combinación de datos Manager" aparece con un nuevo documento.

8 Seleccione "Abrir origen de datos" en la barra de herramientas Administrador de combinación de datos, en "Data Source".

9 Seleccione la hoja de cálculo Excel actualizado en el paso 3 y haga clic en el botón "Abrir".

10 Seleccione la pestaña de la hoja desde el menú desplegable bajo el "documento abierto en libro de trabajo" sección y haga clic en el botón "OK" para abrir un asistente "Editar etiquetas".

11 Haga clic en el botón "Insertar campo de combinación" y seleccione la categoría deseada en la hoja de trabajo (identificado en el paso 1). Si lo desea, pulse la tecla "espacio" para insertar un espacio entre las categorías (por ejemplo, entre el nombre y apellido) y el tipo de información estándar adicional (como una coma entre la ciudad y el estado, o la tecla "Enter" para un salto de línea ). Repita este paso para insertar cada categoría como un campo y pulse el botón "OK" para cerrar el asistente de edición de etiquetas.

12 Seleccione el botón "Combinar en un documento nuevo" en la sección "Combinar" de la combinación de datos de la Toolbox para crear un nuevo documento que contiene la información de la hoja de cálculo de Excel como etiquetas.

13 Guarde el nuevo documento que contiene páginas de etiquetas seleccionando la opción "Guardar como" en "Archivo" en la barra de menú superior y escriba el nombre del documento deseado en el campo antes de hacer clic en el botón "Guardar".

14 Insertar las hojas de etiquetas en la bandeja de papel de la impresora, si se desea, y seleccione la función de impresión para imprimir etiquetas (la función de impresión se accede mediante la opción "Imprimir" en "Archivo" en la barra de menú superior).

Consejos y advertencias

• Después del paso 11, tenga en cuenta el formato de la etiqueta al cambiar el tipo de letra, tamaño de fuente y estilo de letra resaltando el texto y seleccionando la opción "Fuente" en "Formato" para acceder a las opciones.
• Microsoft Office 2007 (Excel y Word) incluye una pestaña de "correspondencia" en la barra de menú superior para reemplazar combinación de datos de la Toolbox.