Cómo hacer una libreta de direcciones en un ordenador

Creación de una libreta de direcciones en el equipo es una gran manera de mantener todos sus contactos en un solo lugar. Y, Microsoft Excel es el mejor software a utilizar para hacer una libreta de direcciones en un ordenador. Excel está ampliamente disponible y accesible a casi todo el mundo, y es muy fácil de usar. Creación de una libreta de direcciones en Excel simplemente consiste en configurar y dar formato a un par de columnas, y luego introducir la información. Una vez que la libreta de direcciones está configurado, se puede utilizar fácilmente para la fusión de correo o como lista de referencia. Las siguientes instrucciones le ayudará a configurar una libreta de direcciones, ya sea en Excel 2003 o Excel 2007.

Instrucciones

1 Abre Microsoft Excel en el equipo. Usted verá que una hoja de cálculo se abre con filas y columnas predeterminadas. Que va a utilizar estas filas y columnas para configurar su libreta de direcciones.

2 Añadir un título a la parte superior de la hoja de cálculo. Esto le ayudará a recordar la información que se encuentra en una libreta de direcciones en particular. Es posible que tenga que configurar libretas de direcciones diferentes para diversos fines - por ejemplo, uno de los miembros de un club de lectura y uno de los miembros de la familia. Tener un título claro le ayudará a mantener todo organizado. Hacer que el título en negrita y aumentar el tamaño de la fuente, usando las herramientas de la barra de herramientas superior.

3 Saltar un par de líneas después del título y entrar en las partidas para las columnas en la libreta de direcciones. Los siguientes títulos de las columnas serán muy útiles: nombre, dirección, ciudad, estado, código postal, número de teléfono, número de fax y dirección de correo electrónico. Tipo en esas rúbricas en las columnas A a H, respectivamente. Es muy importante que cada elemento se introduce en una columna aparte.

4 Centro y en negrita los títulos de las columnas. Para ello, haga clic en el número de fila a la izquierda de la fila de las partidas. Esto pondrá de relieve, o seleccionar, toda la fila. Y, a continuación, utilizar las herramientas en negrilla y el centro de la barra de herramientas superior.

5 Introduzca la información de contacto en cada columna. La información de cada contacto debe ser introducido en una fila separada. Dependiendo del número de contactos que tiene, esto podría tomar algún tiempo. Pero, recuerda, sólo tendrá que hacer esto una vez. En el futuro, sólo tendrá que añadir nuevos contactos y actualizar la información. Si usted no tiene ciertos elementos de información para ciertos contactos, dejar en blanco la celda. Recuerde que debe utilizar las abreviaturas de dos letras que la oficina de correos requiere.

6 Dar formato al texto en la columna Código postal de hacer que todos los códigos postales tienen el mismo aspecto. Resalta todo el texto en la columna, a excepción de la cabecera de la columna. Haga clic en las celdas resaltadas y seleccione "Formato de celdas". Haga clic en la pestaña "Número" y, a continuación, haga clic en "especial" en el cuadro "Categoría". Haga clic en "código postal" o "código postal + 4" en el cuadro "Tipo". Haga clic en Aceptar." Esto hará que todos los códigos postales tienen el mismo aspecto.

7 Dar formato al texto en la columna del número de teléfono para que todos los números de teléfono en la columna tienen el mismo aspecto. Resalta el texto en la columna Número de teléfono, a excepción de la cabecera de la columna. Haga clic derecho sobre él y seleccione "Formato de celdas". En la pestaña "Número", seleccione "especial" en el cuadro "Categoría". Haga clic en "número de teléfono" en la casilla "Tipo". Haga clic en Aceptar."