Propósito de utilizar Microsoft Access

Microsoft Access permite a sus usuarios crear y gestionar bases de datos. Es la mejor herramienta en la suite de Microsoft Office para esta función.

Significado

La gente utiliza Microsoft Access para crear y gestionar bases de datos, que son colecciones organizadas de datos que pueden ser compartidos entre muchos usuarios. Las bases de datos son críticos para el mantenimiento de registros de las empresas y otras organizaciones, que permite que varias personas puedan acceder, recuperar, actualizar y modificar los registros de otra manera rápida y eficiente.

Identificación

El acceso es a lo que se conoce como un sistema de gestión de base de datos - una aplicación que permite a los usuarios recuperar información desde y actualizar la base sin contravenir las relaciones entre los datos que inicialmente puesto en marcha por el diseñador de la base de datos. Por ejemplo, la base de datos de los consumidores de la Empresa Avena, una firma hipotética, incluiría los archivos que contienen las direcciones de correo física, historial de compras, la historia de correo y otra información pertinente, así como las relaciones entre estos registros, y los menús diseñados por el diseñador de la base de datos que permitir que otros usuarios la búsqueda de información.

Base de datos

Una base de datos en sí se compone de los datos en sí y las relaciones entre los datos, las interfaces que varios usuarios ver y usar para modificar o recuperar los datos y las instrucciones de cómo la base de datos va a ser almacenado físicamente en el ordenador o servidor.

Cuándo utilizar Microsoft Access

Uso del acceso es apropiado cuando hay múltiples relaciones entre los datos que está intentando grabar. El acceso también es apropiada para usar si usted desea almacenar los registros durante un largo periodo de tiempo, o si es necesario crear informes rápidos que contienen elementos de información dispares.

El uso de Microsoft Excel Versus Microsoft Access

Decir los mails Oats Company solicitaciones y tarjetas de agradecimiento a una lista de correo integrado por 10 grupos diferentes (A, B, C ...) en distintos momentos durante el año. La pertenencia a un grupo no es exclusiva. En otras palabras, el Sr. Joe Brown puede ser un miembro de los grupos A, C y D, no sólo A. Supongamos ahora la lista de correo de la Compañía La avena se compone de 10 diferentes hojas de cálculo Excel - A, B, C y así sucesivamente. Para actualizar la información de contacto del señor Brown, que tendría que cambiar su récord en tres ocasiones diferentes, en hojas de cálculo A, C y D, respectivamente.

Suponemos que la compañía Avena quiere realizar un seguimiento de qué tipo de correo de cada miembro del grupo recibe y cuando él o ella recibió. En Excel, puede crear una nueva hoja de cálculo en cada hoja de cálculo para registrar la historia de correo (por ejemplo, A y A '). Sin embargo, si Joe Brown, por ejemplo, obtuvo un título de abogado, y ahora estaba a la que se refiere como "Mr. Joe Brown, Esq." usted tendría que actualizar su registro en seis hojas de trabajo.

Ahora imagine si alguien le pidió que completar una tarea más compleja, sobre la base de estos supuestos iniciales, tales como: eliminar todos los miembros del grupo C de la lista de correo, excepto los miembros que también pertenecen al grupo A y cualquier otro grupo excepto D, y tienen recibió una tarjeta de agradecimiento en los últimos seis meses. Peinado a través de múltiples hojas de cálculo para encontrar esa información sería un poco más tedioso. La adición de algunos más variables y solicitudes hará que sea obvio que Excel no es una herramienta ideal para la gestión de la lista de correo de la empresa u otra base de datos.

El acceso, por el contrario, le permite crear registros representados por un identificador único - lo que se conoce como clave principal - que puede referirse a varios elementos de datos. Por ejemplo, el récord de Joe Brown sería identificado por un código alfanumérico único que se refiere y permite el acceso a recuperar cualquiera de los atributos de Joe Brown. Los atributos son los diferentes tipos de datos asociados con la clave principal de un registro. Por ejemplo, nombre, apellido, dirección de correo y la historia de Joe Brown son todos los atributos de un único registro en la base de datos. Una base de datos Access correctamente diseñado solamente sería necesario que los registros se actualizan una vez; la base de datos también podría recuperar cualquier combinación de atributos solicitados. Esto hace que las tareas como el que en el párrafo precedente simple, y hace que el acceso ideal para la construcción y gestión de bases de datos.