Cómo revisar Excel

Excel es una hoja de cálculo de gran alcance para los negocios y la informática doméstica. La información capturada en hojas de cálculo Excel puede influir en las decisiones que afectan a las economías de todo, desde macro a puestos de limonada. Todo ese poder viene con riesgos. Un cálculo defectuoso o un error tipográfico en una fórmula se pueden obtener resultados contradictorios. La funcionalidad de revisión en Excel puede ayudar a aliviar los errores al permitir a otros a ver y comentar su trabajo sin ti perder el control final sobre el documento de Excel.

Instrucciones

1 Completar y guardar la hoja de cálculo. Al terminar sus fórmulas y entrada de datos, guardar periódicamente su trabajo. Cuando haya terminado, guarde la copia final.

2 Activar la opción de control de cambios en la hoja de cálculo, vaya a la ficha de examen de la barra de herramientas superior para Excel y haga clic en el "control de cambios" desplegable. Haga clic en "Resaltar cambios" y marca "Control de cambios durante la edición." Esto hace que la hoja de cálculo una copia compartida.

3 Manténgase en la ficha Revisar y haga clic en "Proteger y compartir libro" para proteger su cuaderno de trabajo de los usuarios que pueden apagar el cambio rastreador. Agregar una contraseña al documento por lo que sólo puede desactivar la opción.

4 Enviar el documento para que otros puedan revisar. Si está utilizando el servidor de SharePoint o Microsoft tiene un servidor de gestión de documentos a su disposición, guardar el documento en el servidor (así como su espacio de trabajo) y de correo electrónico a sus colegas que el archivo está listo para su revisión. Si usted no tiene los que están en su área de trabajo o la necesidad de enviar el archivo a varias personas fuera de la empresa, sólo tiene que guardar el archivo en su espacio de trabajo y enviar el archivo por correo electrónico.

5 Revisar los cambios. Cuando otros usuarios revisar el archivo en el servidor común, usted será capaz de ver los cambios y aprobar o denegar el ellos, mientras que volver a guardar el documento en el servidor. Si el documento por correo electrónico cambiado, tendrá que revisar los cambios de cada persona individualmente, determinar si los cambios son relevantes y actualizar la copia del documento en el sistema individual.

6 Guardar la versión final después de todos sus colegas han sugerido correcciones y se han revisado cada uno. Eliminar la opción de control de cambios por deshacer los pasos en el paso 2 y 3, a continuación, guardar el documento.

Consejos y advertencias

• Asegúrese de alertar a sus colegas si el documento tiene varias hojas. Muchos usuarios novatos de Excel no se dará cuenta de ellos.
• Si está enviando un correo electrónico el archivo a otros y entrar en los cambios de lado, se acumulan todos los cambios antes de modificar el documento. Algunos usuarios pueden decidir cambiar la misma célula para diferentes valores, y usted debe hacer la determinación de lo que es correcto antes de cambiar su copia.
• Asegúrese de proteger con contraseña la opción Control de cambios desde el paso 3. Si no, perderá la historia de su documento y el registro de quién lo sugirió el cambio.
• Asegúrese de que sus documentos están libres de virus y escanear en busca de virus cuando reciba el documento a través de correo electrónico.