Cómo hacer una base de datos utilizando Microsoft Access

Microsoft Access almacena, modifica y muestra la información en una interfaz personalizada. La estructura comienza con mesas, que almacenan información y se parecen a las hojas de cálculo. Pero el acceso le permite crear múltiples tablas relacionadas que enlazan entre sí, lo que reduce la redundancia y el aumento de la integridad de datos. Todos los demás objetos, consultas, formularios e informes, son herramientas que le permiten decidir cómo ver y modificar esa información. La eficiencia de un base de datos depende de la fuerza de las mesas, así que pasar suficiente tiempo organizando mesas antes de pasar a otros objetos ahorrará tiempo en el largo plazo.

Instrucciones

1 Abra Microsoft Access y seleccione una plantilla en las "Plantillas disponibles" o crear una nueva base de datos mediante la selección de la "Base de datos en blanco" o la opción "Base de datos en blanco Web" en la pantalla principal. Las plantillas están disponibles desde Microsoft Office en línea y pueden ayudarlo a empezar mediante la generación de los elementos básicos de una base de datos. Guardar la base de datos en un formato de archivo que es compatible con todos los equipos y usuarios.

2 Crear nuevas tablas haciendo clic en la pestaña "Crear" de la cinta en la parte superior de la página y seleccionando la opción "Tabla". Añadir sus campos haciendo clic en el cuadro desplegable junto a "Agregar campo" en el encabezado de campo. El nombre de su campo y seleccione el tipo de datos con esta herramienta.

3 Importar cualquier dato que tenga desde Microsoft Excel seleccionando la pestaña "datos externos" de la cinta y hacer clic en "Excel" en las opciones de menú "Importar". Puede importar datos en una de las mesas que acaba de crear o como una nueva tabla. Si importa una hoja de cálculo de Excel como una tabla nueva, los títulos de campo coincidirán con los títulos de campos de la hoja de cálculo.

4 Personalizar la vista de los datos mediante la creación de consultas para mostrar la información sobre la base de criterios. En la pestaña "Crear", haga clic en "Consulta" y caminar a través de los pasos para definir una consulta basada en una o más tablas. Utilizar consultas para ver los datos limitados de una tabla o combinar información de varias tablas para ver la información relacionada.

5 Crear formas para agregar, eliminar y modificar registros seleccionando la opción "Asistente para formularios" en la pestaña "Crear". En muchas bases de datos, formularios proporcionan la mejor interfaz para la entrada de datos, ya que permiten el filtrado personalizado, clasificación y organización de la información. También le permiten ver información relacionada desde múltiples fuentes en una pantalla, lo que le permite cruzar información sin tener que cambiar los objetos.

6 Generar informes para ver los datos de una manera simple o personalizada. Utilice el "Asistente de informes" en la pestaña "Crear" para generar facturas, recibos, informes de ventas y otros documentos comunes. Cambiar a la del informe "Vista Diseño" para añadir tablas para resumir los datos, modificar el texto y personalizar el diseño del informe.

Consejos y advertencias

• Organizar sus datos de la tabla con cuidado para evitar una lista de datos varias veces en tablas separadas.
• Cuando se crea una consulta basada en las tablas múltiples, el acceso puede pedirá que cree una relación entre las tablas. Relaciones mostrar cómo la información en tablas relacionadas entre sí y aumentar la facilidad de uso general de una base de datos.