Cómo utilizar una base de Open Office

OpenOffice Base es un programa de gestión de base de datos incluida en el paquete de software OpenOffice. Similar en diseño a Microsoft Access, OpenOffice Base es adecuado para la creación de bases de datos personales y de negocios, como una receta o base de datos de clientes. Después de crear una base de datos básica OpenOffice, puede utilizar una base de datos de OpenOffice Base de escribir consultas que le permiten analizar la información de base de datos y, a continuación, crear informes para mostrar información de la base de datos. OpenOffice Base proporciona una vista Diseño de pantalla y dos asistentes que permiten a cualquiera de compilar información usted mismo o dejar que OpenOffice Base compilar información para usted.

Instrucciones

crear consultas

1 Abra la base de datos de OpenOffice Base en el que desea crear una consulta. Una consulta es básicamente una pregunta que desea la base de datos para responder, como por ejemplo "¿Dónde se encuentran mis clientes?" Seleccione "Consultas" de la lista "base de datos" en el lado izquierdo de la pantalla para abrir la pantalla de opciones "Crear consulta".

2 Abra el "Diseño de consulta" ventana seleccionando "Crear consulta en la vista Diseño" de la lista en la sección "Tareas" de la pantalla de opciones. La ventana "Diseño de consulta" enumera las tablas de la base de datos y le permite elegir las tablas que basar la consulta en. Por ejemplo, en una base de datos de la empresa, las tablas pueden incluir clientes, representante de ventas, productos, pedidos y detalles de pedidos.

3 Seleccione una tabla o tablas, y luego añadir campos para definir la consulta. Por ejemplo, si desea escribir una consulta simple que muestra una lista de clientes por código postal, seleccione la tabla "Cliente" haciendo clic en el nombre de la tabla y haciendo clic en el botón "Añadir".

4 Seleccione los campos de la tabla para incluir en la consulta. A partir de la columna de datos en el lado izquierdo de la pantalla, seleccione el campo apropiado de esa tabla en la lista desplegable "Campo". Utilizando el ejemplo anterior, se podría añadir el siguiente de la tabla cliente: ID de cliente, Apellido, Nombre y código postal. Guarde la consulta, dándole un nombre, como "ubicaciones de los clientes," y haciendo clic en "Guardar".

5 resultados Criterio de consulta mediante la apertura de la "especie" cuadro desplegable para el campo que desea ordenar, por ejemplo, Código postal y luego seleccionando "ascendente" o descendente ", dependiendo de si desea ordenar los códigos postales de menor a mayor (54301, 54302, 54313), o más alto al más bajo (54313, 54302, 54301).

crear informes

6 Seleccione "Informes" de la lista "base de datos" en el lado izquierdo de la pantalla, a continuación, seleccione "Usar el asistente para crear informe" para abrir la ventana "Asistente para informes". Seleccione la tabla o consulta que desea basar el informe. Por ejemplo, para crear un informe utilizando la consulta que ha creado anteriormente, seleccione "Pregunta: ubicaciones de los clientes."

7 Seleccione los campos que desea incluir en su informe. Seleccionar campos individuales haciendo clic en el campo y luego presionando la sola flecha derecha (>) o seleccionar todos los campos pulsando la flecha doble hacia la derecha (>>). En este ejemplo, pulse la flecha doble para incluir todos los campos de la consulta.

8 Seleccione el orden que desee campos que se muestran en el informe seleccionando un campo y luego presionando la flecha arriba o abajo para mover el campo a otro lugar. Por ejemplo, si la orden informe muestra el cliente primero Nombre antes del Apellido, seleccione "Apellido" y presione la flecha hacia arriba una vez para cambiar el orden de los nombres.

9 Ordenar resultados Reportar abriendo el "Ordenar por" cuadro desplegable y seleccionando el campo que desea ordenar, por ejemplo, Código postal y luego seleccionando "ascendente" o descendente ".

10 Seleccione una distribución del informe de la lista de opciones disponibles, escriba un nombre para el informe, seleccione el botón "Crear un informe ahora" y haga clic en "Finalizar" para crear y ver el informe. Haga clic en "Guardar" para guardar el informe en su base de datos de OpenOffice Base.

Consejos y advertencias

• Otra forma de añadir campos de la tabla a una consulta es para seleccionar el campo de las tablas que se muestran por encima de la pantalla de la ventana Diseño y arrastrándolo a la ubicación adecuada.
• Uso del Asistente para crear consultas e informes hace que el proceso sea más fácil, especialmente si usted está usando más de una tabla.
• Recuerde seleccionar "Guardar" si desea guardar la consulta o informe para su posterior visualización.