Cómo realizar el seguimiento de formación con Microsoft Access

Microsoft Access es un programa de base de datos relacional diseñada específicamente para permitir que le permite almacenar e identificar los datos de varias tablas. Que se quiere utilizar el acceso en lugar de Excel para realizar un seguimiento de la formación, ya que elimina la información repetitiva y le permite sacar información en conjunto similar a responder a las preguntas importantes, tales como "¿Quién ha tenido la formación X?" Para realizar un seguimiento de la formación con Microsoft Access, que necesita para construir una base de datos.

Instrucciones

1 Crear una tabla en prácticas. En esta tabla se mostrará todo el que tiene que tener formación. Cada módulo estará una entrada o fila, en esta tabla con un número de identificación único aprendiz. Cualquier información adicional que se necesita para sus propósitos debe añadirse, tales como información de contacto. Suponiendo que todo el mundo necesita el mismo entrenamiento, se debe crear campos para cada curso de formación necesario. De lo contrario, es necesario agregar un campo de tipo de formación a cada participante y luego crear una tabla separada Formación Necesaria.

2 Crear una tabla de entrenamiento o tablas. Puede crear una tabla que tiene toda la formación potencial con un ID de formación como la información clave y adicional acerca de que la formación en otros campos. Si va a tener varias instancias de la misma formación que desea identificar por separado (la clase 101 abril material es sustancialmente diferente de la clase de mayo Materia 101), que sea necesario para hacer un campo de ID adicional en su mesa de formación para el tipo de formación, o puede crear tablas diferentes para diferentes tipos, por lo que podría tener una tabla de entrenamiento materia 101 separada de la materia 102.

3 Relacionar los alumnos a su formación con las relaciones. Sin relaciones, no se puede decir que ha tenido cuales el entrenamiento. Hay dos maneras de hacer esto. Relacionar los ID de formación de las mesas de formación a la mesa de aprendiz - esto significa que está realizando el seguimiento de formación esencialmente mediante la comprobación de cuando una persona supere el entrenamiento. O, relacionar los identificadores en formación en prácticas de las tablas a las tablas de formación; en este caso, realice un seguimiento de la formación que completa por cada clase. El segundo método sería ideal si la formación se realiza en grupos y de asistencia o se registra paso.

4 Utilizar consultas e informes. Después de identificar las tablas y relaciones, puede crear consultas para ver lo que los alumnos han completado una formación especial. También puede ver qué tipo de formación es restante para cualquier aprendiz en particular. Los informes se pueden basar fuera de consultas para hacer esta información más lista para imprimir.