Cómo utilizar la característica Fuera de la oficina en Microsoft Outlook

Microsoft Outlook, una aplicación de correo electrónico y organización personal que viene con la suite Microsoft Office, permite a los usuarios gestionar los contactos, crear listas y recordatorios de tareas pendientes, y enviar y recibir correo electrónico. Si su cuenta de correo electrónico utiliza Microsoft Exchange Server, como la mayoría de cuentas de correo electrónico de negocios hacen, puede utilizar la función Fuera de la Oficina de Outlook para enviar mensajes de correo electrónico de respuesta automática a cualquier persona que los correos electrónicos mientras se encuentre fuera de la oficina. Antes de poder utilizar esta función, debe tener acceso al Asistente para fuera de oficina y seleccione sus preferencias.

Instrucciones

1 Abra el Asistente para fuera de oficina. En la barra de menú en la parte superior de la pantalla, haga clic en "Herramientas". En el menú desplegable que aparece, haga clic en "fuera de oficina". Esto cargará el Fuera de cuadro de diálogo Ayudante de Office. Esta herramienta le permite configurar las preferencias "respuesta automática" y añadir reglas que definirán cómo y cuándo van a aparecer los mensajes de fuera de la oficina.

2 Seleccione "Actualmente estoy fuera de la oficina". Al hacer clic en este botón se activará la función de fuera de la oficina. Cuando regresa a su oficina y desea desactivar la característica Fuera de la oficina, se le haga clic en el botón de radio "Actualmente estoy en la oficina".

3 Cree su mensaje automático. En el cuadro de texto llamado "Autorresponder sólo una vez a cada remitente con el texto siguiente:" escriba un mensaje personalizado que desea ser enviado a todos los que le envía un correo electrónico mientras está fuera. Los destinatarios recibirán este mensaje sólo una vez. Si envían un segundo correo electrónico a su cuenta mientras está fuera, su mensaje automático no será enviado a ellos de nuevo.

4 Crear cualquier otra norma. Si desea crear las demás modalidades de mensajes de correo electrónico que reciba mientras usted está ausente, como respuesta a las líneas temáticas específicas y direcciones de correo electrónico específicas, haga clic en el botón "Añadir regla". Seleccione las condiciones que desea utilizar en la lista, a continuación, seleccione las opciones correspondientes que desea para estas condiciones en los "realizar estas acciones" la partida.

5 Confirmar y guardar estos ajustes haciendo clic en "Aceptar".

6 Apagar la característica Fuera de la oficina simplemente desmarcando "Actualmente estoy fuera de la oficina" en la salida de la herramienta de Ayudante de Office.

Consejos y advertencias

• Si usted tiene una cuenta de correo electrónico POP3 o IMAP --- los dos tipos de cuentas de correo electrónico personal ampliamente utilizados más --- que no pueden utilizar el Asistente para fuera de oficina y no lo verán en el menú "Herramientas". En su lugar, debe crear y guardar una plantilla de correo electrónico de respuesta, a continuación, agregarlo a las reglas mediante las Reglas Wizard.If usted no sabe si su cuenta de correo electrónico oficina utiliza Microsoft Exchange Server, póngase en contacto con su departamento de TI.