Cómo administrar el inventario de equipos

Si se ejecuta o es parte del departamento de TI de una empresa o mantener una pequeña red doméstica, es importante saber qué hardware y software que tienes en cada equipo que usted apoya. Un inventario puede ayudarle a gestionar y mantener un registro de las compras, la versión, números de serie y de licencia de software y partes, las fechas y los proveedores de garantía y de instalación, actualización o eliminación de las fechas. Mientras que los sistemas de inventario comerciales, tales como inventario de la red total de Softinventive Lab o inventario de la red mundial de Magneto Software, el formato automáticamente sus entradas para la facilidad de uso y la presentación de informes, también se puede utilizar hojas de cálculo sencillas para realizar la tarea.

Instrucciones

1 Identificar el número de ordenadores que tiene que gestionar. Si el número es relativamente pequeño (por ejemplo, una red doméstica con 3 o 4 ordenadores), puede ser más rentable utilizar una hoja de cálculo que para la compra de un programa de gestión de inventario que proporciona características más necesario que las organizaciones que deben gestionar un gran número de equipos.

2 Utilice el programa de gestión de inventario u hoja de cálculo para crear un registro de control para cada equipo que incluye todas las piezas de hardware y software que se debe mantener. Añadir la información que hace que sea fácil para que usted pueda entender el estado actual de cada elemento (por ejemplo, números de etiqueta de propiedad, fecha de compra, instalación (y más tarde, actualización o eliminación) fecha, el nombre de la persona que está utilizando el ordenador o cualquier concesión de licencias y la información de versión o fecha de la última reparación o servicio).

3 Colocar etiquetas de activos para el hardware que coincide con la entrada en los registros de control. Si el artículo es demasiado pequeño para una etiqueta de propiedad, utilice un marcador permanente para escribir el número de la etiqueta sobre el mismo.

4 Periódicamente auditar y el perfil de los ordenadores para confirmar que el número de licencias adquiridas coincide con el número de equipos en los que se instala cada programa de software.

5 Revisar periódicamente los registros de control y volver a perfilar los equipos para garantizar que el mantenimiento y actualización de software del equipo se siguen los horarios y que el equipo es aún utilizable.

Consejos y advertencias

• Cuando se retire un equipo de servicio por cualquier razón, no elimine el registro de control. En su lugar, tomar nota de que el equipo se ha separado a cabo para el rescate, roto o perdido.