Cómo realizar el seguimiento de artículos facturados en QuickBooks

QuickBooks, un software de contabilidad hecha por Intuit, ofrece múltiples funciones para el propietario de la pequeña empresa para realizar un seguimiento de órdenes de venta de un cliente, compras, facturan artículos, facturas y pagos. QuickBooks Para ello, proporciona las características de seguimiento en muchos de los campos de una transacción interna para ayudar a encontrar las cosas fácilmente. Hay varias maneras diferentes para realizar un seguimiento de los artículos facturados en el archivo de QuickBooks, es una simple cuestión de utilizarlos correctamente.

Instrucciones

Seguimiento de objetos de los vendedores facturados

1 Comenzar con la orden de compra para rastrear objetos de los vendedores cobran por ello. Una orden de compra se genera a un vendedor, que les autoriza a realizar una función, un servicio específico o para proporcionar bienes. Rellene todos los campos de datos cuando se genera una orden de compra a un vendedor. Cada campo se rastrea utilizando la función de búsqueda en QuickBooks. QuickBooks asigna un número de orden de compra para cada orden creado dentro del sistema. Para determinar si un vendedor ya ha facturado en contra de la orden de compra, copia el número de orden de compra de la forma del proveedor en el cuadro superior derecho con la etiqueta "PO No." en QuickBooks y realizar una búsqueda. Con ello se abre nada asignación dicho orden de compra.

2 Utilice el campo "número de referencia" en la pantalla de facturación de proveedor. Cuando se reciben los materiales pedidos a través de la orden de compra, su empresa recibe una factura del proveedor, así como un conocimiento de embarque. Utilizar el conocimiento de embarque o el número de orden que el "número de referencia". Si ha introducido correctamente la orden de compra, el número de orden de compra y el número de referencia en el conocimiento de embarque están unidos entre sí con la misma transacción.

3 facturas de entrada en el sistema de QuickBooks y asegúrese de utilizar la línea de "Memo". Si por cualquier razón, no hay un número de orden de compra y ningún número de carta de porte, usted tiene la opción de asignar los números de uno mismo y de ponerlos en la línea correspondiente o mediante la línea de "Memo". Se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla de la factura. También puede utilizar este campo en cualquier manera que elija, para referirse a un puesto de trabajo o número de proyecto para ver los elementos específicos pagados en contra de que el número de proyecto.

Seguimiento de productos que los clientes facturados

4 Utilizar el número de órdenes de venta para unir las facturas de los clientes y los pedidos de cliente. Generar una orden de venta cuando una solicitud específica proviene de un cliente para un artículo que no está en stock. Mediante la creación de un pedido de cliente, QuickBooks puede generar automáticamente la factura de ese vendedor también. Asignar el número de pedido de cliente para realizar un seguimiento de los artículos pedidos para un cliente específico.

5 Generar facturas y presentar con envíos a los clientes sobre la base de órdenes de venta creados dentro del sistema. Al recibir el pago, el recibo de caja se vincula con el número de factura atar los dos juntos dentro del sistema de QuickBooks. Cada forma tiene un número de identificación que se puede utilizar para realizar un seguimiento de este artículo o grupo de artículos. Si la factura es parte de una orden de compra del cliente anterior presentó a su firma, ese número se debe incorporar en la factura o ticket en la caja central con la etiqueta "PO No".

6 Ver pagos en la pantalla de pago al cliente de dos maneras. En el lado derecho hay una caja etiquetada, "número de referencia". El número de referencia rastrea el pago por lo que si el pago es por cheque, número del cheque que iría en este campo. Si se paga con una tarjeta de crédito, el número de autorización va aquí.

La segunda manera es con la línea de "Memo". Al igual que la línea de memo en las órdenes de compra y órdenes de venta, esta es una manera de rastrear información adicional. Esto también se aplica al seguimiento de los pagos parciales en una factura hecha en el momento de la venta.