Cómo integrar archivos por lotes en QuickBooks

Hay cuatro tipos principales de archivos que usted desea integrar en el software de QuickBooks: clientes, proveedores, productos y archivos de transacción. Los ficheros de clientes, proveedores y productos están todos integrados en la misma forma con pequeñas variaciones según el tipo de archivo que desea añadir: Todo lo que necesita es el programa de hoja de cálculo de Microsoft Excel, además del software de QuickBooks. Para los archivos de transacción, tendrá que usar un parche de software libre para integrar las operaciones de un archivo de empresa a otra.

Instrucciones

La integración de clientes, proveedores y producto Archivos en QuickBooks

1 Haga clic en el icono "Centro de atención al cliente" en la barra de iconos superior de QuickBooks. (Si desea integrar la información del proveedor, siga estas instrucciones, pero abrir el Centro de proveedores en su lugar.) Haga clic en el botón "Excel", que se encuentra al lado del botón "nuevas transacciones" en la barra superior del Centro de atención al cliente.

2 Elija la opción "Importar desde Excel". Cuando se abra la ventana, tenga en cuenta que usted tiene la opción de seleccionar qué tipo de datos para agregar a QuickBooks: "clientes", "Proveedores" o "productos que vendo". Si va a añadir productos, puede utilizar este método para llegar a la hoja de cálculo con formato que va a utilizar para integrar los productos.

3 Haga clic en la opción "clientes". Después se abre la hoja de cálculo con formato, tenga en cuenta la posición de cada fila y columna: tanto los compradores como los vendedores tienen 16 títulos de las columnas idénticas, incluyendo "Nombre de la empresa" y las cabeceras de información de contacto. La hoja de cálculo "Producto" formateado sólo tiene cinco columnas. Copiar estos encabezados de la hoja de cálculo Excel y organizar la información de los clientes que desea integrar el uso de este formato.

4 Ingrese toda la información que desea integrar en QuickBooks en la hoja de cálculo Excel o reorganizarla desde una hoja de cálculo que ya existe. Guarde esta hoja de cálculo en su escritorio. Haga clic en la primera casilla de la primera columna de la hoja de cálculo Excel y arrastre el ratón hacia abajo para resaltar cada entrada. Mantenga pulsada la tecla "Ctrl" y luego pulsa la tecla "C" para copiar las células.

Haga clic en la primera columna de la hoja de cálculo con formato de QuickBooks que abrió anteriormente, mantenga pulsada la tecla "Ctrl" y luego pulse la tecla "V" para pegar los datos. Repita este paso para cada columna. Después de que haya terminado, haga clic en el botón "Añadir Mis datos ahora" y QuickBooks añadirá los archivos de datos de proceso por lotes en el archivo de empresa.

La integración de archivos de transacciones

5 Descargar gratis Access Runtime Engine de Microsoft (ver "Recursos" a continuación).

6 Descargar la Utilidad de transferencia de datos de prueba gratuito. Debe descargar la versión de la Utilidad de transferencia de datos que coincide con la versión de QuickBooks que está utilizando. En otras palabras, si está utilizando la versión 2009 de QuickBooks Pro, tendrá que descargar la versión 2009 de la Utilidad de transferencia de datos.

7 Comprar la versión completa del programa Utilidad de transferencia de datos. Después de la prueba gratuito, usted será capaz de introducir la información de pago y dirección de correo electrónico. Utilice una dirección de correo electrónico de trabajo debido a que su número de registro será enviado a la dirección que nos proporcione.

8 Instalar el programa Utilidad de transferencia de datos. aparecerán siete cajas. La primera es la "Fuente de la empresa"; esta es la empresa de la que se están transfiriendo los datos. El segundo cuadro es el "Destino Compañía"; este es el archivo en el que se están transfiriendo los datos. El resto de las cajas de solicitar la ubicación de los archivos que desea integrar. El cuarto cuadro en la ventana le da la opción de transferir únicamente las facturas, sólo los recibos de ventas u otras transacciones. El último cuadro da la opción de integrar únicamente las transacciones que caen dentro de un cierto intervalo de fechas. Haga clic en el botón "OK" y esta información se integrará en QuickBooks.