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Cómo utilizar Microsoft Access para facturación

Cómo utilizar Microsoft Access para facturación


Mantenga un registro de sus transacciones comerciales con una base de datos Microsoft Access. El uso de tablas e informes, puede registrar las horas, los salarios y la información del cliente, y mostrarlos con una factura. En lugar de crear manualmente una factura personalizada cada vez que se necesita para facturar a un cliente, el acceso puede generar automáticamente las facturas que se pueden ver, imprimir o correo electrónico. El informe se crea contendrá todas las facturas, por lo que no tendrá que buscar documentos siempre que lo necesite revisar las facturas anteriores.

Instrucciones

1 Crear una tabla "Cliente" que contiene toda la información del cliente o cliente haciendo clic en el botón "Tabla de diseño" en la pestaña "Crear" de la cinta en la parte superior de la página. La herramienta "Tabla de diseño" le permite crear una tabla a partir de una plantilla en blanco. Incluir campos para el nombre, información de contacto del cliente y el número de identificación único.

2 Crear una tabla de "factura" que contiene información sobre cada transacción de negocios. Añadir campos a la ubicación, costos y otros detalles necesarios. Para asignar un cliente a cada transacción, agregar un campo "Nombre del cliente", seleccione "Asistente para búsquedas" como un tipo de datos y enlace a la tabla "Cliente".

3 Seleccione el campo nombre del cliente en el "Asistente para búsquedas" para mostrar los nombres en el campo "Nombre del cliente" de la tabla "Factura". Este paso crea una relación entre las tablas "factura" "Cliente" y, y reduce la redundancia de datos. En lugar de escribir la información de contacto del cliente para cada transacción comercial, que almacena la información sólo una vez en la tabla "Cliente".

4 Crear una "Factura" informe seleccionando el botón "Asistente para informes" de la pestaña "Crear" en la cinta. Seleccionar todos los campos de la información "Factura" mesa y contacto del cliente de los "clientes" tabla para mostrar en el informe. Seleccione "Modificar diseño del informe" en la última pantalla del "Asistente para informes" para cambiar el diseño del informe.

5 Agregar un encabezado y pie de página, e incluir su información de contacto de la empresa, el logotipo y los términos de facturación. Aumentar el tamaño de la sección de detalle del informe para mostrar sólo una transacción por página. Añadir subtotales y totales mediante la colocación de controles calculados en su informe y la introducción de una expresión como "= [BillableHours] * [emprender]."

6 Guardar el informe y el nombre con un título descriptivo. Cambiar a "Vista preliminar" a fin de revisar el contenido y el diseño de su informe.

Consejos y advertencias

  • Utilice la opción "Vista de Diseño" para organizar los cuadros de texto mientras se visualiza el contenido del informe al mismo tiempo.