Cómo decidir cuándo utilizar una hoja de cálculo

Aunque se puede utilizar una hoja de cálculo para establecer tablas de información textual simplemente, su utilidad real radica en su capacidad para calcular fórmulas - y volver a calcular de forma automática cuando los valores cambian. Las hojas de cálculo son grandes para los presupuestos, estados financieros y otras tareas que requieren cálculos.

Instrucciones

1 Entender que la capacidad para hacer referencia a las "células" de hojas de cálculo de los datos y el uso de las referencias de las celdas en las fórmulas es gran ventaja de una hoja de cálculo. En lugar de calcular un valor usted mismo, usted puede poner una fórmula como "B2 + C3" en una celda. Entonces, si el valor en la celda B2 o C3 cambios, el valor de la celda con la fórmula también cambia. Muchos programas de hojas de cálculo incluyen fórmulas predefinidas para los cálculos financieros innumerables.

2 Utilizar hojas de cálculo para listar y mantener grupos de datos basados ​​numéricamente. Puede introducir y editar datos sobre varias hojas de trabajo dentro de un solo documento y realizar cálculos basados ​​en datos de varias hojas de cálculo. Por ejemplo, usted podría tener hojas de trabajo separadas para el presupuesto de cada departamento de una empresa, además de una hoja de trabajo para todo el presupuesto de la compañía. Puede conseguir los valores de cada hoja de cálculo para crear la hoja de presupuesto general de forma casi automática. Además, si los valores cambian de departamento, que se actualizarán al instante en el presupuesto de la compañía.

3 Reconozca que usted puede crear automáticamente tablas de datos de hojas de cálculo, que luego se puede imprimir o importar en aplicaciones de presentación fácilmente.

4 Darse cuenta de que una hoja de cálculo también puede ser útil para la entrada de datos simple, porque puede pulsar la tecla Tab para avanzar fácilmente a partir de una célula a otra, y los datos son simplemente presenta en filas y columnas. Además, la mayoría de las hojas de cálculo "recordar" el contenido de celdas textual y rellenar automáticamente una vez que una célula se escriben las primeras letras. Sin embargo, para la entrada de datos extensa o complicada, una base de datos suele ser una mejor opción.

Consejos y advertencias

• Una hoja de cálculo y una hoja de cálculo son la misma cosa.