¿Cómo puedo dirección de sobres a partir de una hoja de cálculo?

Combinar correspondencia es una herramienta de Microsoft Word que permite crear etiquetas de correo o imprimir directamente a los sobres usando una hoja de cálculo que ha creado. Combinar correspondencia es especialmente útil si usted tiene una gran cantidad de personas para enviar algo para. Cuando haya terminado el proceso de combinación de correspondencia, eche un vistazo de cerca a cada una de las etiquetas para asegurarse de que se imprimirá la forma en que lo desee. Algunos ajustes puede ser necesaria para obtener las etiquetas de un aspecto perfecto.

Estas instrucciones son para su uso en Word 2003. Ver la sección de consejos para obtener información acerca de Word 2007.

Instrucciones

1 Divida la hoja de cálculo en seis columnas diferentes para asegurar la combinación de correspondencia identifica correctamente las diferentes partes de cada dirección. En primer nombre, apellido, dirección, ciudad, estado y código postal debe ser utilizado como encabezados de columna. Personalizar esta lista mediante la adición de títulos (Dr., Sr. y Sra, por ejemplo) o País si la lista de direcciones contiene elementos que no están cubiertos por estos seis apartados. Uso de Excel o Microsoft Word para crear la hoja de cálculo. Utilizar una tabla si la lista de sus direcciones en Microsoft Word. Guarde el documento de forma que se puede utilizar como fuente de datos. Abrir un nuevo documento de Word y continuar el proceso de combinación de correspondencia.

2 Introduzca todas las direcciones en las celdas correspondientes a cada parte de la dirección. Una fila debe contener la dirección de una sola persona. Guarde este documento con un nombre de archivo que se pueda localizar fácilmente en su disco duro.

3 Abra su procesador de textos. Haga clic en Archivo, Nuevo, Guardar como, y darle a su documento un nombre de archivo que pueda recordar.

4 Haga clic en Herramientas, Combinar correspondencia, Crear, sobres y etiquetas. Haga clic en Obtener datos Abrir origen de datos. Elija la base de datos que ha creado con las direcciones que desea utilizar en el directorio de archivos. Cuando la lista de direcciones aparece, anular la selección de los individuos que no desea crear una etiqueta para.

5 Seleccione el tipo de etiqueta que desea usar de acuerdo a su número de fabricante o tamaño de la etiqueta. También puede crear una etiqueta personalizada al seleccionar esta opción desde esta pantalla.

6 Haga clic en "Añadir campo de combinación." Un campo es los títulos de las columnas como Nombre que haya añadido a la hoja de cálculo. Utiliza la barra espaciadora y Enter para dar formato a la etiqueta individual en la pantalla. Otra opción es seleccionar una de las plantillas que aparecen en la pantalla que incluye todos los campos de la base de datos.

7 Haga clic en Combinar en un documento nuevo, todos los registros, Merge. Haga clic en Editar, Seleccionar todo para seleccionar todas las etiquetas. Cambiar el tamaño del texto o el color, si no te gusta la forma de mirar. Echar un vistazo a las etiquetas a través de Archivo, Imprimir Vista previa para ver su primera página de etiquetas. Presione Av Pág del teclado para buscar en todas las páginas.

8 Asegúrese de que el formato de cada etiqueta se ajusta el texto. Etiquetas a veces han de corte de texto en ellos. Cambiar el tamaño de la fuente o la alineación del texto en las etiquetas individuales, si usted tiene algún problema.

Consejos y advertencias

• Comprar etiquetas de correo que se ajuste a sus sobres. El uso de etiquetas lleva menos tiempo que la impresión en sobres individuales. Sin embargo, si desea imprimir directamente en sobres, completar el proceso de combinación de correspondencia que el anterior. Seleccione Herramientas, Sobres. Siga las indicaciones del asistente para elegir el tamaño de sobre que desea imprimir. Introduzca una dirección de retorno si desea incluir uno en sus sobres. Utilice la herramienta de vista previa de la asistente para asegurarse de que al igual que la forma en que se imprimirán las direcciones en los sobres. Asegúrese de colocar los sobres correctamente en la impresora antes de comenzar la impresión.
• Si está utilizando Microsoft Word 2007, siga el mismo proceso básico para Word 2003. Elige correspondencia, en Iniciar Combinar correspondencia, etiquetas para iniciar la combinación de correspondencia en lugar de ir a Herramientas como lo haría con Word 2003.
• Otros programas de software de procesamiento de textos tienen características etiquetas y sobres similares a Microsoft Word.