Cómo utilizar Microsoft Outlook para seguimiento de los costos de empleo

Cuando se considera el uso de Microsoft Outlook, probablemente piense en la gestión de sus cuentas de correo electrónico o el seguimiento de sus citas y reuniones. Es posible que no se dan cuenta que también se puede utilizar la función de Diario de Outlook para realizar un seguimiento del tiempo que pasa en un trabajo en particular. Además, puede arrastrar y soltar archivos, como documentos y hojas de cálculo, en las entradas del diario, que proporciona acceso a toda la información de costos de trabajo en un solo lugar. El Diario es fácil de usar cuando se sabe sus accesos directos.

Instrucciones

1 Abra el Diario. Haga clic en el icono verde "Diario" en la parte inferior del panel de navegación en el lado izquierdo de la ventana de Outlook. También puede pulsar la combinación de teclas "Ctrl + 8" para abrir el Diario.

2 Registre el tiempo que pasa en una tarea o proyecto específico. Abra el Diario y haga doble clic en la entrada que desea añadir. Haga clic en el botón "Temporizador de inicio" para empezar el seguimiento del tiempo que pasa. Cuando haya terminado, haga clic en "Pausa temporizador." Haga clic en "Guardar y Cerrar" para guardar los cambios.

3 Configurar el Diario de rastrear automáticamente el tiempo que pasa trabajando en archivos particulares. En Outlook 2003 o 2007, vaya al menú "Herramientas" y seleccione "Opciones". Haga clic en "Opciones del diario" en la pestaña "Preferencias". En Outlook 2010, haga clic en la ficha "Archivo" y seleccione "Opciones". Haga clic en "Notas y Diario" y haga clic en "Opciones del diario." En todas las versiones, seleccione los tipos de archivos que desea Diario para supervisar, haga clic en "Aceptar" y reinicie Outlook.

4 Registro de actividades, tales como llamadas telefónicas y reuniones como asientos de diario. Pulse la tecla "Ctrl + Shift + J" para abrir una nueva ventana del Diario. Elegir el tipo de actividad en la lista "Tipo de entrada". Introduzca los detalles tales como el nombre de la persona con la que habló y la duración de la actividad. Haga clic en "Guardar y Cerrar" para registrar la entrada.

5 Insertar enlaces a archivos o elementos de Outlook en su Diario. Acceder a una ubicación de archivo como un documento de Word en la carpeta Mis Documentos. Haga clic en el archivo para seleccionarlo. Arrastrarlo a Outlook y dejarla caer sobre el icono verde "Diario". Una nueva entrada se abre con el nombre de archivo, enlace y otros detalles añadidos. Usted puede arrastrar y soltar mensajes de correo electrónico, solicitudes y la mayoría de los otros tipos de archivos, así satisfacer. Esto le permite organizar todo el trabajo referente a la asignación para que pueda realizar un seguimiento de todos sus costos laborales.

6 Vaciar el informe cuando haya terminado el trabajo y calcula sus costos. Haga clic en la entrada que desea eliminar y pulse "Borrar".