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Crear una lista de correo Uso de Excel

Crear una lista de correo Uso de Excel


Hacer un seguimiento de una lista de correo en un programa de hoja de cálculo, como Microsoft Excel hace que sea más fácil para ordenar y datos de la pista, así como para imprimir sobres, cartas personalizadas y otros elementos de la lista de correo. Puede exportar la hoja de cálculo de Excel como un XLS o CSV para enviar a una impresora o la mayoría de los servicios de la lista de correo en línea, o utilizar la función de combinación de correspondencia integrado en Microsoft Word para imprimir directamente desde la hoja de cálculo Excel.

Decidir el formato

Decida si va a utilizar los datos de la lista de correo para propósitos más allá de la impresión de etiquetas de correo. Esta decisión puede afectar la forma en que la estructura de la hoja de cálculo. Por ejemplo, si desea imprimir cartas personalizadas dirigida al primer nombre de cada persona, como "Estimado Nicolás", entonces necesitará para almacenar el nombre de cada persona en dos columnas separadas: Nombre y Apellido.

Crear una plantilla de la lista de correo

En la primera fila de cada columna, escriba un título que describe el componente electrónico que contendrá la columna. Los componentes comunes incluyen el primer nombre, apellido, dirección de la calle (línea uno), dirección de la calle (línea dos), ciudad, estado, código postal y país. Enumerar uno de los componentes en la parte superior de cada columna. Escriba los datos de lista de correo dentro de la plantilla de Excel que acaba de crear. Introduzca un nuevo contacto en cada nueva fila.

Dividir nombres completos en Nombre y apellidos

Si los datos de lista de correo original solamente contiene una columna nombre, como "Nombre completo", pero que necesita este diferencial datos a través de "Nombre" y "Apellido columnas", puede utilizar el asistente "Convertir texto en columnas". Resaltar toda la columna que contiene los nombres completos haciendo clic en la letra en la parte superior de la columna, como "A" Haga clic en "datos" y elegir la opción "Texto en columnas." Siga las instrucciones del asistente. Cambiar el nombre de las diferentes partidas del resultado dos columnas "Nombre" y "Apellido".

Exportar un archivo CSV

Algunos programas y las compañías de software de listas de correo solicitar listas de correo en un formato CSV (valores separados por comas). Guarde la hoja de cálculo de Excel como CSV seleccionando "Guardar como" en el menú del botón de Office (o desde el menú "Archivo" en Excel 2003 o anterior). Seleccione la opción "Valores separados por comas (* .csv)" en el menú desplegable "Guardar como tipo" y haga clic en "Guardar".

Utiliza combinación de correspondencia en Microsoft Word

Crear un nuevo documento de Microsoft Word o abrir el sobre ya existente o una carta en la que desea insertar la información de correo desde Excel. Seleccione la pestaña de "correspondencia" y haga clic en "Iniciar Combinar correspondencia." Elige "paso a paso Asistente para combinar correspondencia." Haga clic en el botón "Seleccionar destinatarios" y elegir la opción "Usar lista existente." Haga doble clic en la hoja de cálculo de Excel que creó anteriormente. Siga las instrucciones del asistente para insertar y dar formato a cada campo de la plantilla de Excel en el documento de combinación de correspondencia de Word.


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