Cómo Combinar correspondencia direcciones postales de impresión y de una base de

Cada uno de los diversos programas de la suite Microsoft Office 2007 está diseñado para trabajar con los demás para una fácil transferencia de datos. Si usted tiene una serie de información de contacto almacenada en una base de datos, como nombres y direcciones de los miembros de la familia, es posible que desee utilizar para imprimir etiquetas para las tarjetas postales en Word. No es necesario copiar y pegar manualmente cada pieza de información, sin embargo. La función "Combinar correspondencia" le permite transferir rápidamente los datos con el mínimo esfuerzo.

Instrucciones

1 Compruebe las instrucciones de la etiqueta de papel o envases de papel postal para averiguar qué dirección se debe insertar en la impresora. Coloque el papel en la bandeja de alimentación de papel de la impresora.

2 Abra Microsoft Word y haga clic en el icono de Microsoft Office. Seleccione la opción "Nuevo" y tipo "postal" en el buscador de la plantilla en la parte superior de la ventana.

3 Haga doble clic en la plantilla de etiqueta postal que desea utilizar. Haga clic en el icono de Microsoft Office de nuevo y seleccione "Guardar como". Escriba un nombre para el documento y seleccione "Guardar".

4 Vaya a la pestaña "correspondencia" en la parte superior de la ventana. Haga clic en "Iniciar Combinar correspondencia" y elegir la opción "Asistente paso a paso para combinar correspondencia."

5 Selecciona el botón "etiquetas" y haga clic en "Siguiente: A partir del documento" enlace. Haga clic en el botón de radio "Usar documento existente."

6 Haga clic en Siguiente." Selecciona el botón "Utilizar una lista existente". Haga clic en "Examinar" y busque la base de datos Access que contiene la información de la dirección. Haga clic en el nombre de la base de datos y elegir la opción "Abrir".

7 Haga clic en "Filtro" si desea eliminar algunos de los datos de la base de datos Access antes de fusionarse en Word. Utilice los cuadros desplegables para seleccionar los campos que desea eliminar. Haga clic en Aceptar."

8 Seleccione el vínculo "dirección de bloque". Desplazarse por la lista de formatos de nombre y elegir el que desea utilizar, como "Nombre, Apellido" o "Sr. y Sra Apellido".

9 Haga clic en la casilla de verificación "Dirección Postal Incluir" y seleccione "OK". Haga clic en "Vista previa de las cartas" y hacer los cambios necesarios en las direcciones fusionadas.

10 Escriba su mensaje personal en la zona correspondiente del documento si elige una postal completa en lugar de sólo una etiqueta postal. Haga clic en el enlace "Imprimir" en el asistente de combinación de correspondencia para imprimir sus etiquetas o tarjetas postales.

Consejos y advertencias

• Si va a realizar una postal completa, es posible que desee agregar imágenes también. Vaya a la pestaña "Insertar" y haga clic en "Imagen". Haga clic en la imagen que desea agregar y elegir la opción "Abrir". Haga clic en la imagen y arrastre a la ubicación en la que desea que en la tarjeta postal.
• También puede elegir la opción "Iniciar desde una plantilla" en lugar de "Usar documento existente" y busque la plantilla de etiqueta o tarjeta postal que desea utilizar.