Las causas de Duplicados en QuickBooks

Los duplicados pueden causar inexactitudes en las notificaciones y pagos en exceso incorrectas a sus proveedores. Si su proveedor detecta el error, ella tiene que pasar tiempo en la comunicación del error para ti y tienes que pasar tiempo de corregir el error. métodos de contabilidad consistentes en combinación con la capacidad de QuickBooks para detectar registros duplicados y alertar al usuario puede eliminar los inconvenientes causados ​​por los duplicados.

No Número de Referencia Entró en las facturas

La causa principal de entradas de lista duplicados está descuidando para entrar en la identificación de billetes o el número de factura en el "Ref." línea en la ventana "Enter Bills" en QuickBooks. El "Ref." línea de QuickBooks es lo que comprueba si hay duplicados. QuickBooks le avisará si se introduce el mismo número en esta línea durante dos facturas por el mismo proveedor.

La marcada "entró" en cualquier documento en papel después de introducir la información de ella en QuickBooks es una manera simple de asegurar que no se tratará de introducir la información en QuickBooks dos veces.

Números de referencia inconsistentes

Un objetivo principal de introducir un número de referencia en QuickBooks para cada proyecto de ley es para disparar la alerta duplicado cuando se introduce una factura duplicada. Esto no sucederá si introduce los números de referencia de una manera inconsistente. Cuando se introduce un proyecto de ley que no contiene un número de referencia o de la factura, debe ser coherente en la forma de crear el número de referencia de dicho proyecto de ley. Una práctica común es usar la fecha de la factura. El formato de la fecha debe ser coherente. Por ejemplo, si utiliza dos dígitos para el año, nunca utilice cuatro dígitos para el año en el "Ref." campo. Para múltiples facturas con la misma fecha, añadir una carta a la fecha y escribir el número que ha creado para el proyecto de ley sobre la copia impresa de la factura.

Faltas de ortografía

Si se escribe incorrectamente el nombre de la empresa o del cliente al entrar en una nueva cuenta, usted no puede encontrar a su cuenta la próxima vez que necesite para crear una transacción para ella. A continuación, creará involuntariamente una cuenta duplicada para el cliente o empresa.

Las empresas que utilizan un DBA o administradores de bases múltiples

Las empresas que utilizan DBA (haciendo negocios como) los nombres que son diferentes del nombre de la empresa puede causar confusión contabilidad. Sin una comunicación clara, es posible crear una cuenta utilizando el nombre de la empresa y una cuenta duplicada utilizando el nombre de la compañía dba. La práctica habitual es el nombre de la cuenta utilizando el nombre de la empresa. Hacer esto constantemente para evitar que su creación de múltiples cuentas para una empresa. El "Nombre del cliente" y "Bill" a tratar son todos los campos separados en la pantalla "Editar Cliente". Se puede utilizar el nombre de la empresa para el nombre de la cuenta y todavía enviar el proyecto de ley el uso de un nombre de DBA.

Normas inconsistentes Al introducir nombres de cuenta

Al entrar en las cuentas de clientes, utilizar un método uniforme de entrar en nombres de empresas y particulares para garantizar que no se va a crear cuentas duplicadas. Para los nombres de los clientes, que se haga constar de manera consistente, ya sea primero el nombre o el apellido primero y decidir si incluir las iniciales del segundo. Para los nombres de empresas, decidir sobre una norma uniforme para la introducción de los nombres. Un método que puede evitar duplicados es entrar en nombres de empresas la forma en que aparecen en cualquier correspondencia con membrete que recibe de la empresa.