Cómo enviar un fax desde MS Office

Puede enviar un fax a alguien usando una máquina, el software de un servicio de fax en línea o mediante el uso de las herramientas convenientes en Microsoft Office. programas de Office, como Microsoft Word, Excel y PowerPoint, le permiten enviar documentos por fax directamente desde el documento abierto. Es una práctica función que va a ser muy útil si su trabajo requiere que componer y distribuir documentos con frecuencia. También es el medio ambiente, ya que no tiene que imprimir el fax.

Instrucciones

1 Elegir un proveedor de servicios de fax compatible con Microsoft Office de la lista de Office.microsoft.com (ver Recursos). La mayoría de estas compañías permiten que usted se inscribe con una prueba gratuita. Espere pagar alrededor de $ 10 a $ 20 por mes por un servicio de fax a partir de 2010.

2 Cierre todos los programas de Office e instalar el software del servicio de fax al ordenador (si es necesario). El software y el servicio se integrará con Microsoft Office.

3 Instalar ActiveX en el equipo si se le solicita. Este software le permite enviar un fax desde programas de Microsoft Office.

4 Crear el archivo en su documento de Microsoft Office como lo haría normalmente. Haga clic en el menú principal "Imprimir" y luego "Vista preliminar" de la Oficina ( "Archivo") para ver cómo se imprimirá el documento --- en la mayoría de los casos, esto es exactamente lo que aparecerá cuando por fax a su destinatario.

5 Haga clic en el icono de Office de nuevo en el menú principal de su programa. Seleccione "Enviar" y luego "fax por Internet."

6 Permitir que el programa de servicio de fax y el documento de Office a "hablar" el uno al otro y preparar su fax. Introduzca el número de fax que desea recibir el archivo.

7 Componer una carta de presentación para el fax cuando se le solicite, si lo desea. Si estás en Microsoft Word, puede insertar una portada manualmente. Sólo tiene que añadir una página en blanco ( "Insertar" y luego "Página en blanco") a la primera página del documento, a continuación, haga clic en "Nuevo" en el menú principal y elegir una plantilla de carta de fax. Pulse la tecla "Ctrl" y "A" para seleccionar el contenido de la plantilla y pegarlo ( "CTRL" y "V") en la página en blanco en el documento original.

8 Haga clic en "Enviar" para iniciar el fax. El proveedor de servicios de fax le enviará una confirmación por correo electrónico, o el software de fax se hace ping con un mensaje de confirmación "enviado".

Consejos y advertencias

• Estas instrucciones se aplican a Microsoft Office 2007.