¿Qué es un sistema de gestión de documentos empresariales?

Un sistema de gestión de documentos empresariales (EDM), también llamado un sistema de gestión de contenidos (CMS) o el sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM), es una interfaz multi-usuario que permite a los usuarios compartir y editar contenido de texto en comunidad de una manera eficiente y ordenada.

La necesidad de la empresa de gestión de documentos

Cuando varios empleados están trabajando en un documento de texto o la actualización constante de una hoja de cálculo o base de datos, un problema común que ocurre es que no termina siendo muchas variaciones diferentes del mismo documento. Incluso envío de correos electrónicos cambios a una de las partes central pueden ser un dolor, porque esa persona todavía tiene que procesar todas las actualizaciones en un solo archivo y enviarlo de vuelta a todos los involucrados. Con un sistema de gestión de documentos, sin embargo, todas las partes pueden acceder simultáneamente el documento, y no hay necesidad de cambios a los que participan un correo electrónico.

Habilidades de gestión

Algunos sistemas de gestión de documentos simplemente tratan a todos los usuarios como compañeros y les dan igual acceso a todos los contenidos del proyecto. Otros dan capacidades de gestión limitadas a la persona originarias del proyecto, lo que le permite hacer cosas como eliminar otros del proyecto. Los sistemas más intensivos de gestión de documentos, sin embargo, tienen un portal de administración independiente que les permite dar a los usuarios diferentes niveles de acceso.

Google Docs

El sistema de gestión de documentos más popular en el mundo es Google Docs, que es un servicio gratuito disponible para cualquier persona con una cuenta de Google. Los usuarios pueden cargar, modificar y compartir archivos de texto, bases de datos, presentaciones y hojas de cálculo que importan fácilmente de y exportación a las aplicaciones de Microsoft Office como Word, Access, PowerPoint y Excel. Las empresas que sólo necesitan servicios básicos de gestión de documentos a menudo se basan en Google Docs.

Otras opciones libres

Para aquellos que prefieren no utilizar Google Docs, algunas de las alternativas son las palabras de moda, Zoho, Etherpad, Peepel, OpenGoo y al aire libre. Palabra de moda, desarrollado por Adobe, permite a los administradores dan distintos niveles de acceso a los usuarios. También mantiene un registro de los cambios realizados. La ventaja de Zoho es el nivel de su funcionalidad. Zoho ofrece un procesador de texto completamente funcional, un wiki personal y un gran número de otros tipos de programas. Etherpad es agradable, ya que no requiere que se registre para cualquier cosa. Peepel es un conjunto de programas que se integran con su navegador. OpenGoo, como su nombre indica, está hecho para ser Google Docs para aquellos que no quieren usar Google. Alfresco está diseñado para ser una alternativa libre para aquellos que necesitan la funcionalidad completa de los programas de primera calidad como Documentum.

Programas de primera calidad

Cuatro de los más populares programas de gestión de documentos son de Open Text, SharePoint y Documentum. Todos estos programas incorporan la gestión compleja de documentos, gestión de la comunidad, gestión de activos y la presentación de informes de contenido.