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Cómo crear un grupo de calendarios en Outlook

Cómo crear un grupo de calendarios en Outlook


Al organizar un equipo de trabajo que es útil saber lo que cada uno está haciendo y cuando lo están haciendo. El seguimiento de los horarios de todos ayuda con las reuniones, la asignación de proyectos y se cumplen los plazos, lo que garantiza. Puede configurar un grupo de calendarios de Outlook para realizar un seguimiento de los horarios. La agenda de grupo es una herramienta eficaz para los equipos de empresa, horarios de oficina y funciones de negocios, y son una función disponible sólo con Outlook en servidores Microsoft Exchange.

Instrucciones

1 Abra Outlook.

2 Haga clic en el menú "Acción" y seleccione "Ver calendarios de grupo." Esto abre una ventana con una lista de todos los horarios de los grupos existentes.

3 Seleccione uno de los grupos o crear un nuevo grupo. Creación de un nuevo grupo abre una ventana. El nombre del grupo y seleccione "OK".

4 Agregar miembros al grupo desde una libreta de direcciones, una fuente pública, como un directorio de la empresa o de forma individual. Los miembros del grupo de fuera de la Exchange Server interno se pueden añadir si están o en un servidor de Exchange y "compartir" el calendario o publican sus calendarios de Internet, que es otra de las características de Outlook. Haga doble clic en el nombre o arrastrar y soltar uno en el campo "Para".

5 Consultar horarios seleccionando el menú "Acción" y seleccionando "Ver calendarios de grupo, destacando el programa adecuado y haciendo clic en" Abrir ". Una ventana con el nombre y la disponibilidad aparecerá de cada miembro del grupo.

6 Utilice la opción "Nueva convocatoria de reunión" para abrir una ventana de cita. También puede ver los horarios de grupo al crear la cita. La opción de programación de la cinta de la convocatoria de reunión se abre el calendario de grupo para mostrar la disponibilidad de una hora de la cita común. Al enviar la solicitud de reunión, sólo es necesario introducir el nombre del grupo en el campo "Para". Outlook rellenar automáticamente las direcciones de correo electrónico.

Consejos y advertencias

  • Una red de ordenadores en casa o en una red que no es Exchange Server puede superponer calendarios independientes en Outlook 2007 y 2010 el uso de "calendarios compartidos."
  • El uso de "calendarios compartidos" en lugar de "calendarios de grupo" permite calendarios compartidos por separado que se mostrará toda la información cita disponible.
  • Los miembros del grupo deben mantener los calendarios de Outlook en el servidor Exchange, de lo contrario el sistema no puede mostrar con precisión los horarios.
  • citas personales y privadas deben ser verificados al crear el elemento en un calendario. Dependiendo de las opciones de seguridad de Exchange Server, manteniendo el cursor sobre un bloque de "tentativa", "ocupado" o "fuera de la oficina" puede mostrar detalles del calendario.

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