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Cómo utilizar Excel para cuentas

Usted puede utilizar Excel para realizar un seguimiento de la información de las cuentas. Si está ejecutando un pequeño negocio y sólo es necesario hacer un seguimiento de la contabilidad simple, a continuación, Excel podría satisfacer sus necesidades contables. Puede configurar una hoja de cálculo en Excel que contiene la información para una cuenta en cada fila.

Instrucciones

1 Identificar los datos que desea realizar un seguimiento de sus cuentas. Antes de poder configurar una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de cuentas, lo que necesita saber qué información desea realizar el seguimiento.

2 Utilice la fila 1 como títulos para cada elemento que va a realizar un seguimiento de cada cuenta. Por ejemplo, incluir el nombre de cuenta, fecha de la factura, importe de la factura y otras partidas a través de la fila 1.

3 Formato de fila 1. Cambiar el formato de la fila 1 para separar las partidas de los datos de la cuenta. Para ello, haga clic en el número uno al lado de la fila 1, que pone de relieve toda la fila. Agregue su formato, como negrita, centro y un fondo gris.

4 Congelar la fila de encabezado. Utilice la característica de panel de congelación para que sus partidas siempre aparecerán en la parte superior de la información de la cuenta. En Excel 2007, haga clic en el número dos junto a la fila 2 para resaltar la primera fila en las partidas. Haga clic en la ficha Ver. Haga clic en Inmovilizar paneles y luego congelar Fila superior. En Excel 2003, haga clic en el número dos junto a la fila 2 para resaltar la primera fila en las partidas. Desde la barra de menús, haga clic en Ventana> Inmovilizar paneles.

5 Escribir los datos para cada cuenta. Utilice una fila para cada cuenta, introduciendo la información para que coincida con la información de rumbo.

6 Establecer fórmulas. Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de la cantidad de dinero que un cliente le debe, creó una fórmula para calcular esta cantidad para usted. Consulte la siguiente sección para obtener instrucciones sobre cómo hacer esto.

Cómo configurar fórmulas de rastrear cuentas

7 Decidir qué fórmulas que desea configurar. Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de la cantidad de dinero que se debe en una cuenta, puede configurar una fórmula para Excel para hacer el cálculo para usted.

8 Seleccione una columna para realizar un seguimiento de la cantidad de la factura enviada a un cliente. Para este ejemplo, introduzca la cantidad adeudada en la celda C2.

9 Seleccione una columna para realizar un seguimiento de la cantidad recibida por parte del cliente. Para este ejemplo, introduzca la cantidad recibida en la celda D2.

10 Seleccione una columna para mostrar la cantidad que el cliente todavía debe. Para este ejemplo, haga clic en la celda E2.

11 Escriba en la fórmula para calcular la cantidad debida. En este ejemplo, escriba "= C2-D2"; a continuación, pulse Intro. Si cambia las variables en las celdas C2 y D2, Excel calculará automáticamente la cantidad debida con la información actualizada.

12 Copiar la fórmula para todas las cuentas. Si hace clic en la celda E2 y arrastra el ratón hacia abajo de la columna, a continuación, esta fórmula se aplicará en esa columna a todas las cuentas.

13 Formato a las celdas para mostrar la moneda. Para ello, resalte las celdas, haga clic derecho, seleccione Formato de celdas, haga clic en la ficha Número, haga clic en Moneda y haga clic en OK.

Cómo configurar una visión global de Cuentas

14 Reconocer el valor de tener una visión global del estado de sus cuentas. Puede configurar Excel para mostrar la cantidad de dinero que se le debe a usted de todas las cuentas. Excel va a hacer el trabajo por usted para que usted no tiene que calcular esta información usted mismo.

15 Haga clic en la Hoja2 en la parte inferior de la hoja de cálculo. Esto activará otra hoja del libro.

dieciséis Escribir la información global que desea realizar un seguimiento. Utilice una celda en la columna A para cada pieza de información que desea realizar un seguimiento de todas las cuentas.

17 En la columna B, establecer una fórmula para la información que está realizando el seguimiento que se corresponde con la columna A. Para usar el ejemplo anterior, se puede realizar un seguimiento de la cantidad de todas las facturas enviadas a todos los clientes escribiendo "= SUMA (Hoja1! C: C) "y pulsando Enter. La cantidad que aún se espera que todos los clientes en el ejemplo anterior mostrará escribiendo "= SUMA (Hoja1 E: E)" y luego pulsar Enter.

18 Formato a las celdas para mostrar la moneda. Para ello, resalte las celdas, haga clic derecho, seleccione Formato de celdas, haga clic en la ficha Número, haga clic en Moneda y haga clic en OK.

Consejos y advertencias

  • Si no está familiarizado con las fórmulas de Excel, considerar la adopción de una clase básica de Excel o la compra de un libro acerca de Excel que le guiará a través del proceso de definición de fórmulas en Excel.
  • Aunque Excel puede ser útil en el seguimiento de un pequeño número de cuentas para las pequeñas empresas, no es sustituto de software de negocios. Si una hoja de cálculo Excel no puede satisfacer sus necesidades de seguimiento de cuentas, considere descargar una versión gratuita de QuickBooks para realizar un seguimiento de sus cuentas.

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