¿Qué similitudes existen entre las hojas de cálculo y bases de datos?

Una base de datos es una herramienta que se utiliza para organizar la información de manera que una pieza deseada de los datos se puede encontrar de forma rápida. Las bases de datos se componen de campos, registros y archivos. Los campos que son piezas únicas de información, los registros son juegos completos de los campos, y los archivos son grupos de registros. Una hoja de cálculo es un tipo de base de datos también compuesto por campos, registros y archivos.

Campos

La pieza más pequeña de información en una base de datos o una hoja de cálculo es un campo. Un ejemplo de un campo podría ser la palabra "Apple" en un diccionario. Si usted tiene un diccionario que se muestra dentro de una hoja de cálculo y cada letra tiene su propia columna, entonces el campo "manzana" se encuentra en una celda en la columna "A". Bases de datos y hojas de cálculo le permiten encontrar un campo específico con bastante rapidez. Si está utilizando bases de datos electrónicas y hojas de cálculo, ambos deben tener funciones de búsqueda en el que sólo hay que escribir el campo que busca en un cuadro de diálogo y que se resalta el campo en la pantalla.

Archivos

Bases de datos y hojas de cálculo también son similares en su uso de registros, y otra vez tanto deben permitirle buscar registros específicos dentro de ellos. Usando el ejemplo de diccionario de nuevo, todas las páginas que incluyen las palabras que comienzan con la letra "A" que se podría llamar un "registro de una palabra." Del mismo modo, en una hoja de cálculo, toda la información en la columna "A" se llamaría un "registro de una palabra." Para buscar registros específicos dentro de una base de datos u hoja de cálculo electrónica que tendría que buscar el título de ese registro si ha habido una incluido. A continuación, será llevado a la superficie de la hoja de cálculo o base de datos que compone el registro.

archivos

Bases de datos y hojas de cálculo también son similares en su uso de archivos (conjuntos de registros). En el ejemplo de diccionario, el diccionario completo, compuesto de campos de texto separados en los registros de la letra, sería la base de datos u hoja de cálculo. No tendría que buscar un archivo si su base de datos u hoja de cálculo tiene un solo archivo. Sin embargo, si su base de datos u hoja de cálculo se compone de varios archivos y los archivos se han titulado, se puede utilizar la función de búsqueda para encontrar el archivo que buscas.