Cómo crear informes automatizados

Los informes automatizados son a menudo necesarios en el mundo de los negocios. En cualquier negocio, los datos de negocio subyacente está constantemente cambiando a medida que los nuevos productos se venden, se reciben los pagos y se contratan nuevos empleados. Para permitir a los administradores para tomar decisiones informadas, los informes de inteligencia de negocios deben estar disponibles con los datos que sean lo más actualizada posible. Además, con las unidades de negocio repartidas por todos los continentes, la automatización del proceso de información es aún más importante.

Instrucciones

1 Hablar con los usuarios finales, por lo general los administradores de la toma de decisiones y ejecutivos, para determinar los informes que necesita para crear. Discutir la información exacta que se necesita en esos informes y la frecuencia y las horas en los informes deben ser generados de forma automática.

2 Investigar las características de su casa en el software de presentación de informes. No todos los productos de software de presentación de informes tienen la capacidad de generación de informes automáticos. Para algunos, esa función no puede ser activo en su copia, dependiendo de la versión del producto y la concesión de licencias

3 Asegúrese de que la función de generación automática de informes está disponible y activo. Dependiendo del software, puede que tenga que poner en marcha un servicio en el servidor para realizar la función activa. Consulte la guía de usuario del software de informes para entender cómo hacerlo. La función de informes automática también puede ser una herramienta independiente que necesita ser ejecutado para generar informes. El momento en el que se ejecutan dichas herramientas externas puede tener que ser controlado a través de eventos de la agenda. Lea las instrucciones para su sistema operativo para averiguar cómo configurar un trabajo de programación.

4 Crear los informes, y confirme con todos los usuarios que el diseño y la información es exactamente lo que querían.

5 Crear una lista de distribución para cada informe y utilizar la función incorporada de su software de informes para definir la lista de distribución. Esta es una lista de direcciones de correo electrónico a la que se enviará el informe cada vez que se genera.

6 Asegúrese de que el programador externo está configurado, si se requiere.

7 Llevar a cabo una ejecución de prueba, especificando un tiempo de generación de informe de unas pocas horas después de un inicio se configura el software. De esta manera, se puede asegurar que los informes se crean correctamente y se distribuyen a todos en la lista.

8 Compruebe que el informe de la derecha se ha generado utilizando los datos más actuales y que el informe fue entregado a todos los destinatarios después de la hora programada de la realización de la prueba. Una vez confirmado, quitar el programa de pruebas del sistema automatizado y se deja ir vivo.

9 Revisar sus registros de sistema cada pocos días para identificar los errores que de otro modo podrían pasar desapercibidos.

Consejos y advertencias

• A pesar de que los informes automatizados son una gran manera de generar informes, el uso indiscriminado de esta función innecesariamente ejercerá presión sobre su servidor y la red. Asegúrese de que los informes realmente necesitan ser automatizado y que todo el mundo en la lista de distribución realmente necesita para recibir los informes.