Cómo utilizar Microsoft Excel para crear una nómina para usted y sus empleados

Junto con el pago de los empleados por los servicios prestados y la retención de impuestos aplicables, los empleadores también deben mantener un registro de tiempo de los empleados. Independientemente del tamaño de la empresa, el empleador debe establecer un sistema de cronometraje, según el Departamento de Trabajo de Estados Unidos; el tipo de sistema es hasta el empleador y es admisible siempre que sea exacta y completa. Si su nómina es relativamente pequeña, utilizando Microsoft Excel es una de las mejores maneras de mantener los datos de nómina para usted y sus trabajadores.

Instrucciones

1 Abra una nueva hoja de cálculo de Microsoft Excel. Asegúrese de que el diseño del libro para reflejar los datos de nómina para todo el año. Al inicio de cada año, crear una nueva hoja de cálculo.

Crear encabezados para las columnas. Las columnas más importantes para el mantenimiento de registros de nómina son el nombre del empleado, fecha de pago al final del período, las horas regulares, horas extraordinarias, las deducciones legales, tales como los impuestos y manutención de los hijos, deducciones voluntarias, tales como beneficios para la salud y las contribuciones 401k, el salario bruto y salario neto.

2 Introduzca la información de nómina, en cada epígrafe. Debe ser acabado con el procesamiento de nóminas al menos dos días antes de cada fecha de pago. Tras el procesamiento de nóminas, introduzca los datos de la nómina de pago de cualquiera de los informes de nómina o los cheques de pago reales, bajo los epígrafes de hojas de cálculo correspondientes.

3 Crear fórmulas para cada columna. Asegúrese de que cada columna tiene un total, que debe reflejarse una vez que haya entrado en la fórmula y la información periodo de pago. Introduzca la fórmula para la columna en la barra de fórmulas. Por ejemplo, si el rumbo "salario neto" cae bajo la columna de P e incluye filas 2 a 15, en la barra de fórmula debe reflejar = SUMA (P2: P15).

4 Elaborar una hoja de cálculo por razones de personal. Para salvarte de tener que acceder a los registros de personal en papel o de tener que iniciar sesión en el sistema de nómina, crear un libro sólo para este propósito. Los títulos de las hojas de cálculo pueden incluir el nombre del empleado, número de identificación y el departamento (si procede), fecha de nacimiento, número de seguro social, dirección y número de teléfono.

Consejos y advertencias

• Puede que el sistema calcule el total de impuestos retenidos si está utilizando Microsoft Excel 2007. Enter "Nómina" en la "búsqueda de Microsoft Office Online para una plantilla" cuadro de texto para acceder a la plantilla de nómina de la calculadora. Introducir los datos pertinentes, tales como el nombre del empleado, pago por hora, estado de impuestos y porcentajes de impuestos y deducciones de seguro. Sobre la base de la información que introduzca, el sistema calculará el total de impuestos retenidos.