Ventajas y desventajas del sistema de gestión de documentos

sistemas de gestión de documentos electrónicos son sistemas que están diseñados para gestionar, almacenar, distribuir y archivar documentos. Estos sistemas son comunes en las empresas y los sistemas educativos y actuar como archivadores digitales. sistemas de gestión de documentos también son conocidos como "sistemas de gestión de contenidos", ya que pueden almacenar audio, vídeo y otros tipos de medios, además de los documentos.

Espacio fisico

sistemas de gestión de documentos suelen almacenar información en servidores u otros sistemas informáticos de gran alcance. Estos espacios de almacenamiento electrónico a menudo ocupan menos espacio que su contraparte física.

Archivo digital

sistemas de gestión de documentos permiten para el almacenamiento de los documentos mismos y también para las versiones anteriores. Esto puede ayudar a las revisiones de la pista a través del tiempo y proporciona un beneficio adicional de ser capaz de volver a los documentos más antiguos. Sin embargo, si esta información no está organizado y almacenado correctamente, podría haber demasiados documentos y versiones disponibles, lo que provoca un problema de sobrecarga de información a los usuarios.

Localización centralizada

sistemas de gestión de documentos son un lugar de almacenamiento centralizado donde muchos usuarios pueden acceder a la más actual y hasta la fecha del documento desde una ubicación central. Este fácil acceso a los documentos apoya la colaboración entre muchos usuarios. La ubicación centralizada de documentos también promueve una fácil distribución de documentos a los usuarios. Sin embargo, el almacenamiento electrónico de documentos digitales en un solo lugar puede suponer un riesgo adicional de seguridad a no ser que se añade seguridad extra para proteger el sistema electrónico.

Utilidades adicionales Herramientas

Electrónicamente el almacenamiento y la gestión de documentos dentro de un sistema de gestión de documentos electrónicos permite herramientas de utilidad para proporcionar características adicionales que no estaban disponibles en su equivalente físico. Buscando a través de documentos electrónicos es más fácil que en cada documento con la mano. Sin embargo muchas de estas herramientas puede ser innecesario y puede tener un costo más alto que el valor para las empresas.