Cómo utilizar Excel como una herramienta para analizar datos para una organización

April 30

Microsoft Excel es un programa de ordenador para el ingreso y análisis de datos en un formato de hoja de cálculo. Esto significa que la información se introduce una pieza a la vez en una página separada por columnas y filas. Puede introducir cualquier tipo de datos, y luego utilizar funciones incorporadas en el programa para analizarlo. Si es necesario utilizar Excel como una herramienta para analizar los datos de una organización, primero debe asegurarse de que los datos se introducen correctamente, y luego aprender algunas técnicas básicas para el filtrado y la creación de "subtotales" dentro de esos datos.

Instrucciones

crear tablas

1 Escriba los encabezados de columna a través de la fila 1 de Excel. Estos anotarse los tipos de contenido que se introduce en la hoja de cálculo. Por ejemplo, si su organización quiere analizar sus pedidos de productos, es posible que tenga columnas tales como "Nombre", "Fecha de pedido", "Cantidad", "precio de venta" u otras cabeceras similares.

2 Tipo de datos en cada columna, empezando por la fila 2. No se salte las filas o dejar entradas en blanco.

3 Seleccione toda la tabla con el ratón.

4 Haga clic en el botón "tabla" en el grupo "Tablas" de la ficha "Insertar" en la parte superior de la barra de herramientas de Excel. Esto a su vez la hoja de cálculo de Excel en una base de datos, lo que abre las características analíticas.

Autofiltro

5 Haga clic en la flecha situada junto a cualquier celda de cabecera de la fila 1 para iniciar el proceso de Autofiltro. El cuadro de Autofiltro aparece. Esta es una característica de las tablas de Excel que facilita el análisis de datos.

6 Seleccione en la caja de Autofiltro las entradas de la columna que desea incluir en su análisis. Por ejemplo, se puede realizar el análisis en un solo tipo de producto mediante la exclusión de todos los demás en esa columna.

7 Haga clic en "Filtros" Número de analizar automáticamente los datos numéricos de esa columna y aplicar un filtro. Por ejemplo, se puede seleccionar "Top 10" de tener Excel automáticamente identificar los 10 mejores proyectos en la columna en función de su valor numérico, o haga clic en "Por encima de la media" para mostrar sólo los datos que está por encima de la media numérica de todas las entradas de esa columna .

subtotales

8 Convertir su tabla de Excel de nuevo a un rango normal de las células, si desea ejecutar la función "subtotales". Se trata de una herramienta de análisis que ofrece muchas características para sus datos. Para convertir los datos de la copia de su estado de la tabla, simplemente "Convertir en rango" que aparece en la pestaña "Diseño" del grupo "Herramientas".

9 Haga clic en la columna que se desea analizar. A continuación, haga clic en el botón "Ordenar" en el "Ordenar y filtrar" grupo de la barra de herramientas de Excel.

10 Haga clic en el botón "Subtotal" en el grupo "esquema" de la ficha "Datos". Aparece un nuevo cuadro.

11 Seleccione la columna ordenada en la parte superior de la caja subtotal, a continuación, elija una función analítica en el segundo menú desplegable, y finalmente seleccionar una columna para mostrar el análisis subtotal. A continuación, haga clic en "Aceptar".

12 Ver las nuevas filas insertadas mediante la función subtotal. Contienen un desglose de cada grupo, en función de su clasificación. Por ejemplo, si ordenado por nombre de producto y añadir un análisis de "suma" a la fila "Cantidad", podrás ver el número total de cada producto solicitado en la base de datos, en todos los órdenes. Esta es la manera rápida separación de seguridad de los datos para la comparación de los diferentes grupos de productos u otras divisiones.

Consejos y advertencias

Juega un poco con estas características hasta que estén en una segunda naturaleza. Puede parecer difícil al principio, pero después de algunos ejemplos que van a entender cómo funcionan y pueden avanzar a las técnicas analíticas más complicados en Excel.