Pasos para la combinación de correspondencia en MS Word

El envío de correos masivos puede parecer una tarea de enormes proporciones - introducir manualmente la información en las etiquetas de dirección y cartas puede tomar horas. usuarios de Microsoft Word pueden simplificar el proceso mediante el uso de la función de combinación de correspondencia, lo que permite que los datos de una hoja de cálculo o lista de contactos que se introducen automáticamente en una etiqueta o carta. Creación de una combinación de correspondencia puede suponer varios intentos para sentirse cómodo con, pero el proceso es en realidad bastante indoloro.

Instrucciones

1 Abra Microsoft Word en su ordenador y crear un nuevo documento. Llene la información que se mantendrá la misma en cada uno de los documentos combinados. Por ejemplo, si va a enviar cartas a los clientes potenciales, que le llene la dirección de retorno, el cuerpo de la carta y la firma.

2 Ir a la pestaña "correspondencia" y elegir la opción "Seleccionar destinatarios" del grupo "Iniciar Combinar correspondencia". Elegir los destinatarios de una lista de contactos de Outlook, u otra fuente de datos. Por ejemplo, si usted tiene una hoja de cálculo de Microsoft Excel con los nombres y direcciones de sus contactos, se usaría ese archivo como origen de datos. Asegúrese de que su fuente de datos tiene encabezados por encima de cada tipo de información - es decir, nombre, apellido, calle, etc También se puede optar por crear una nueva fuente de datos en Word e introducir manualmente todos los datos.

3 Poner campos de combinación en el documento. Haga clic en el puntero del ratón donde desea comenzar a insertar la información y luego ir a "Insertar campo de combinación" en la "correspondencia Tab." Las cabeceras que utilizó en el origen de datos aparecerán en una lista, y usted puede seleccionarlos haciendo clic sobre ellos. Una vez que el primer cambio de combinación está en su lugar, volver a la lista y seleccionar la siguiente, y así sucesivamente. Por ejemplo, para crear un saludo en una combinación de correspondencia puede seleccionar "Título" y luego "Nombre" y luego "Apellido" para crear una combinación que aparece como "Sr. John Smith". Los campos de fusión aparecerán como los encabezados, como << >> Título.

4 Haga clic en el icono "Avances de resultados" en la pestaña "correspondencia" para ver lo que sus resultados finales se verá así. Palabra le mostrará la primera combinación, y se puede pasar a las restantes documentos combinados utilizando las flechas junto a "Avances de resultados."

5 Seleccione "Finalizar & Merge" del grupo "Finalizar" y elegir la opción "Imprimir".

Consejos y advertencias

• Asegúrese de guardar tanto el documento principal y la fuente de datos después de la impresión para uso futuro.