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Cómo utilizar una lista de calendario de SharePoint con el correo electrónico

Cómo utilizar una lista de calendario de SharePoint con el correo electrónico


La función de calendario en SharePoint permite a los equipos e individuos para realizar un seguimiento de las reuniones y fechas importantes. SharePoint incluye dos funciones de correo electrónico: uno le permite enviar notificaciones de reunión de Outlook con el calendario, en lugar de volver a introducir la información manualmente en SharePoint, y las otras alertas de entidad que en agenda los cambios. Este artículo se centra en SharePoint 2007.

Instrucciones

Configurar correo electrónico entrante en un calendario

1 En la vista de calendario, haga clic en "Configuración" y haga clic en "Configuración de la lista" de la lista desplegable.

2 En "Comunicaciones", haga clic en "Configuración del correo electrónico entrante." Esta opción no estará disponible si el administrador del sistema no ha permitido; debe tenerlo habilitado antes de poder continuar.

3 En la sección "E-Mail", haga clic en "Sí" para habilitar correo electrónico. Escriba el alias que desea utilizar para recibir correo electrónico con el calendario.

4 En la sección "adjuntos de correo electrónico", elija si desea que el calendario para guardar los archivos adjuntos a mensajes de correo electrónico entrantes.

5 En la sección "Seguridad de correo electrónico", seleccione si desea archivar correo electrónico sólo de los miembros del sitio que pueden modificar o añadir a la lista, o para aceptar todo el correo electrónico. Tenga en cuenta que si se acepta todo el correo electrónico, es posible que personas no autorizadas puedan hacer cambios en su calendario.

6 Haga clic en Aceptar."

7 Para enviar un correo electrónico a su calendario, crear una reunión o evento en Microsoft Outlook y enviarlo por correo electrónico al alias que creó en el paso 4. Si ha seleccionado para permitir únicamente los correos electrónicos de los usuarios autorizados, debe enviar por correo electrónico a su calendario usando la dirección asociada con su cuenta de usuario de SharePoint.

Recibe notificaciones de cambios y fechas del calendario

8 En la vista de calendario, en el lado izquierdo de la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla del calendario, haga clic en "acciones". Seleccione "alerta Me" de la lista desplegable. Se le llevará a la página Nueva alerta.

9 Al lado de "Título de la alerta," darle a su alerta de un título que le permitirá identificar fácilmente en una lista de alertas.

10 Junto a "enviar alertas a" verificar su información de contacto. Si usted tiene los permisos correctos, asignados por los administradores del sitio, también puede enviar esta alerta a otros usuarios de SharePoint. Haga clic en el icono "Comprobar nombres" para verificar que ha introducido otros nombres de usuario con precisión. Haga clic en el icono de "Examinar" para buscar los nombres si SharePoint no puede encontrarlos. (Tenga en cuenta que no hay ninguna característica en SharePoint para evitar que otros usuarios eliminen su alerta de su lista de alerta).

11 Junto a "Cambiar tipo", elegir el tipo (s) de los cambios que desea recibir notificaciones acerca.

12 Junto a "Cuándo enviar alertas", especifique la frecuencia de notificación. Por ejemplo, si elige recibir avisos de todos los días, SharePoint registrará cada alerta, ya que sucede y enviar notificaciones sobre la programación especificada.

13 Haga clic en Aceptar."

Consejos y advertencias

  • Eliminar una alerta haciendo clic en la flecha al lado de su nombre en la parte superior derecha de cualquier pantalla de SharePoint y seleccionando "Mi configuración", "Mis Alertas", y luego las alertas que desea eliminar.