Cómo crear archivos PDF con PDFMaker MS Word

El formato de documento portátil (PDF o como se le conoce comúnmente) se ha convertido en el formato de documento portátil e impreso estándar. El creador de la especificación, Adobe, facilita a los usuarios el acceso y crear archivos PDF. De hecho, es posible instalar y utilizar el software de PDFMaker que se integra perfectamente con Microsoft Word, que le permite crear archivos PDF a partir de documentos de Word.

Instrucciones

Preparar el sistema para crear archivos PDF

1 Instalar Adobe Acrobat Suite en el ordenador. Aunque Adobe Acrobat Reader proporciona de forma gratuita, para crear o trabajar con archivos PDF de una manera más sofisticada, es necesario comprar e instalar el programa Adobe Acrobat Suite (versión Professional o Standard). Una vez instalado, sin embargo, hay una serie de descargas disponibles para mejorar el programa.

2 PDFMaker descarga desde el sitio web de Adobe e instalarlo (ver Recursos más adelante). La instalación es bastante sencillo; todo lo que tiene que hacer es ejecutar el archivo .exe y asegúrese de que las macros estén activadas en MS Word. Puede hacerlo dirigiéndose a "Herramientas", luego "Macro", luego "Seguridad" y seleccionando la opción "Medio". Cualquier documento o función que utiliza macros luego desencadenar una alerta de confirmación, que permiten activar PDFMaker.

3 Guardar una copia de su documento de Word en su formato nativo. Para crear el PDF, va a cambiar la impresora predeterminada, lo que puede causar algunos de los datos de formato originales que se pierde. Es una buena idea tener una copia del original para que pueda recuperar estos ajustes.

4 Personalizar las opciones de impresión en el menú Herramientas de MS Word. Ahora es el momento de personalizar el tamaño de página, resolución o cualquier otra opción que son específicos para el documento que se le convirtiendo.

5 Establecer la impresora PDF de Adobe como impresora predeterminada. Ir a "Inicio", luego "Configuración", luego "Impresoras" y haga clic en el icono "Adobe PDF". Cuando aparezca el cuadro de diálogo, seleccione "Elegir como predeterminado."

6 Preservar las fuentes nativas mediante la configuración del controlador de impresora AdobePS. En el menú de la impresora, haga clic en "Propiedades" y luego en la pestaña "General". Seleccione "Preferencias de impresión", luego "Disposición", luego "Opciones avanzadas" y activar las opciones de PostScript. Una vez hecho esto, elegir la opción "Descarga de fuentes TrueType" y seleccione "Native TrueType" en el cuadro de diálogo.

Convertir MS Word documentos a archivos PDF en Acrobat

7 Abra Adobe Acrobat y navegue hasta el menú Editar. Seleccione "Preferencias", luego "Convertir a PDF" y elija MS Office como el programa desde el que se le convirtiendo.

8 Haga clic en "Editar configuración" y seleccione la configuración de conversión. Hay una serie de características que se pueden aplicar en este paso, incluyendo la creación de un nuevo nombre de archivo y permite diferentes permisos para el archivo PDF.

9 Haga clic en "Documentos de Microsoft Office" en la lista Tipo de archivo y busque el archivo que desea convertir. Clic en "Abrir" una vez que lo ha encontrado, y esperar a que el documento se abre en MS Word. Cuando se abre, Adobe convertirá automáticamente el archivo con PDFMaker.

Convertir MS Word documentos a archivos PDF en Word

10 Hacer ajustes al documento para reducir el tiempo de procesamiento. Es una buena idea para reducir el número de fuentes en el documento y hacer grandes tablas o gráficos más pequeños. También tendrá que ajustar los márgenes de al menos 0,8 pulgadas para dar cabida a los hipervínculos.

11 Seleccione la configuración de conversión, si no están ya adaptados a la configuración por defecto. Seleccione "Adobe PDF (fabricante)," y luego "Cambiar la configuración de conversión" y utilice las fichas Configuración y seguridad para hacer los cambios finales en los permisos, nombre de archivo o la incrustación de texto.

12 Convertir el archivo. Haga clic en el icono "Convertir a AdobePDF" en la barra de herramientas de Word o seleccione "Adobe PDF" y luego "Convertir a PDF de Adobe."

13 Nombre del archivo, elija una ubicación predeterminada y haga clic en "Guardar".

Consejos y advertencias

• Se recomienda que todas las aplicaciones abiertas se cerrarán antes de utilizar PDFMaker para convertir documentos de MS Word. Esto debería reducir significativamente el tiempo que se tarda en procesar el archivo.
• Si tiene documentos que tienen gráficos en ellos, tendrá que seleccionar los objetos de dibujo "" opciones en las opciones de impresión de MS Word.