Secretos de MS Excel

Microsoft Excel es una hoja de cálculo complejo con funciones ampliadas. Los datos se introducen en columnas y filas, y luego el programa se puede utilizar herramientas integradas o fórmulas personalizadas para analizar y trazar los datos. A menudo hay varios métodos en Excel para lograr el mismo resultado. Algunas de las características más eficientes de Excel no son obvias, y muchos usuarios pueden pasar años sin conocer estos secretos.

Copiar formato

Excel es un programa en el cual es una tarea común de formatear las características visuales de los datos. Sus herramientas cambien de color y tipo de letra, añadir bordes alrededor de las células, sombrear el fondo, se agrandan y se aplican los atributos de texto como negrita, cursiva y subrayado, hojas de cálculo que la lectura sea más interesante y clara, atrayendo la mirada fácilmente a diferentes categorías y otra información.

La barra de herramientas Formato proporciona las características para hacer estos cambios. A menudo se puede utilizar muchas herramientas para ajustar una sola célula o grupo de células. Si añade nuevas células después, en lugar de repetir el mismo proceso para los ajustes de formato idéntico, sólo tiene que utilizar el botón "Copiar formato" para copiar un formato y aplicarlo a otra celda. Haga clic en cualquier celda que ya tiene el formato que desee. Haga clic en "Copiar formato." A continuación, haga clic en cualquier otra célula. Estos tres clics son todo lo que es necesario para que la nueva célula se ve exactamente igual que la primera.

El controlador de relleno

Copiar y pegar es una tarea común en Excel. Así es el proceso de creación de listas de información, como por ejemplo una columna con una lista numérica que cuenta de "1" a "100" o una lista de los días de la semana que se prolonga durante meses. Puede tomar mucho tiempo para escribir todo esto de forma manual, o incluso utilizar una técnica de copiar y pegar para obtener los datos en la hoja de cálculo.

El "controlador de relleno" es una pequeña herramienta útil que muchos usuarios no saben. Cualquier celda seleccionada en Excel tiene un borde negro alrededor de él. En la esquina inferior derecha de esta frontera es pequeño cuadrado negro --- el controlador de relleno. Con sólo una celda seleccionada, haga clic en este mango y se arrastra cualquier dirección. Todas las celdas incluidas en su movimiento del ratón automáticamente se rellenan con las mismas instrucciones que la célula original. Si selecciona varias celdas que contienen un patrón, el controlador de relleno va a continuar y repetir este patrón en todas las células sobre las que lo arrastra.

Por ejemplo, si tiene tres células que decir "1 de enero", "1 inocentes" y "1 Julio" para el primer día de cada trimestre, seleccionar estas células y arrastre el controlador de relleno al final de la página. Excel creará automáticamente otras células fecha que completan este patrón, añadiendo "1 de Octubre" y luego empezar de nuevo con "Enero 1" para la medida de lo que importa a arrastrar. Valor de muchos años de las fechas de inicio de trimestre puede ser añadido en cuestión de segundos.

Inserción de filas

Hay muchas maneras en Excel para insertar varias filas. Muchos usuarios no se dan cuenta de que pueden insertar varias filas con un solo clic.

Si desea insertar nuevas filas 10 entre las filas 20 y 21, simplemente haga clic en el número de fila 21 y arrastra hacia abajo 10 filas a la fila 30 de modo 10 son remarcados. A continuación, haga clic en cualquiera de estos números de fila y seleccione el comando "Insertar". Al instante 10 nuevas filas se insertan entre las dos filas. Lo que una vez la fila 21 es ahora la fila 31. La misma técnica se puede utilizar para insertar múltiples columnas.