¿Cómo se importa una lista de distribución en Microsoft Outlook?

Creación de una lista de distribución en Microsoft Outlook hace que sea fácil para que usted envíe un mensaje a muchas personas sin tener que introducir cada dirección de correo electrónico por separado. Si la lista de nombres y direcciones pasa a existir fuera de Outlook, sin embargo, no todo está perdido. Con poco esfuerzo, puede importar sus nombres en Outlook para crear una nueva lista de distribución, lo que evita la molestia de tener que escribirla.

Creación de una nueva carpeta de contacto en Outlook

Para empezar, debe crear un hogar para sus nuevos nombres antes de llegar. Esta será una subcarpeta de la carpeta actual de contactos de Outlook. En Outlook, haga clic en el icono Contactos en el panel de exploración. En la barra de menús, haga clic en el botón de flecha Nueva lista de carpetas y elija. Escriba un nombre único para esta nueva carpeta para que usted reconocerá fácilmente más tarde.

Creación de un archivo CSV

El formato CSV (valores separados por comas) es un formato común, genérico ampliamente reconocido por la mayoría de los programas del tipo de base de datos. Si no puede guardar en este formato, intente pegar sus nombres y direcciones en una hoja de cálculo de Microsoft Excel. Asegúrese de establecer la primera fila de datos que utilizan los encabezados de columna tales como nombre, dirección de correo electrónico, teléfono, etc., según el contenido de su lista. Ir al botón de Office, elegir la opción "Guardar como" y haga clic en la opción "Otros formatos" en el menú "Guardar como". Ahora haga clic en el menú "Guardar como tipo" y seleccione CSV. Escriba un nombre para el archivo en el cuadro de texto Nombre de archivo y haga clic en Guardar.

Importar el archivo CSV

Para traer a su nuevo archivo CSV a Outlook, seleccione "Importar y exportar" en el menú Archivo de Outlook. Seleccione la opción "Importar desde otro programa o archivo", haga clic en "Siguiente" y seleccionar "Valores separados por comas" en el "Seleccionar el tipo de archivo que desea importar" ventana. Haga clic en "Siguiente" de nuevo. Haga clic en el botón Examinar para navegar hasta la ubicación del archivo CSV. Haga doble clic en el archivo. Haga clic en "Siguiente" para avanzar a la ventana "Seleccionar carpeta de destino". En la carpeta Contactos, debería ver los subcarpeta de contactos que ha creado en la Sección 1. Seleccione la carpeta y haga clic en "Siguiente". Haga clic en el botón "Asignar campos personalizados" si es necesario para que coincida con los nombres de los campos en la lista con los nombres de campo utilizados para los contactos de Outlook. Una vez que haya verificado que los nombres de campo se hacen coincidir, haga clic en "Aceptar", luego haga clic en "Finalizar".

Cree la lista de distribución

Cuando esté listo para crear una nueva lista de distribución de sus nombres importados, comience haciendo clic en la flecha de la lista junto al botón Nuevo en el menú Archivo. Seleccione la opción "Lista de distribución." En la ventana "Lista de distribución sin título", haga clic en el botón "Seleccionar Miembros". Haga clic en la flecha de la lista en la ventana de "Agenda" y seleccione el nombre de su nueva lista. Debería ver un nombre para cada entrada en la lista. Mantenga pulsada la tecla Mayúsculas y la tecla de flecha hacia abajo en el teclado hasta que se seleccionen todos los nombres. Haga clic en el botón de "Miembros" para añadir todos los nombres. Haga clic en "Aceptar", escriba un nombre para la lista en el cuadro "Nombre", a continuación, haga clic en el botón "Guardar y Cerrar". Su nueva lista de distribución estará disponible cuando se selecciona destinatarios de un mensaje de correo nuevo.