Cómo acceder a una consulta en un documento de Word

Una consulta se utiliza en bases de datos para recuperar información de una o más tablas. Al modificar el contenido de una tabla (conectado a la consulta), su consulta es modificada también. Se pueden visualizar los datos de una consulta en Microsoft Word para cartas, sobres, etiquetas o un directorio para ahorrar tiempo. combinación de correspondencia de Word puede ayudarle a acceder a las consultas de la base de datos, por lo que no tendrá que volver a escribir los datos que la consulta ya incluye.

Instrucciones

1 Abrir un documento nuevo o existente en Microsoft Word. A continuación, seleccione "Herramientas", "Cartas y correspondencia" y "Combinar correspondencia" de la barra de herramientas.

2 Escoja el tipo de documento que desea crear en el panel de tareas "Combinar correspondencia" en la mano del lado derecho y haga clic en "Siguiente: inicie el documento."

3 Seleccione la opción "Usar el documento actual" y seleccione "Siguiente: seleccionar los destinatarios."

4 Seleccione "Usar una lista existente" (para acceder a datos de una consulta ya existente), "Navegar". Word abre automáticamente en la carpeta "Mis archivos de origen de datos". Haga clic en la ubicación correcta de la base de datos en "Buscar en" si no es en "Mis orígenes de datos", haga doble clic en el nombre del archivo.

5 Seleccione la consulta que necesita desde el cuadro de diálogo "Seleccionar tabla" y hacer clic en "Aceptar". El cuadro de diálogo "Destinatarios de combinar correspondencia" se abrirá.

6 Retire la marca de verificación de los destinatarios que no necesita o haga clic en "OK" para aceptar todos los destinatarios. A continuación, haga clic en "" siguiente:. Escribe tu carta "Si usted está trabajando en un documento existente, coloque el cursor donde desea los primeros datos de la consulta a aparecer.

7 Seleccione "Más artículos ..." para personalizar el documento. Aparecerá el cuadro de diálogo "Insertar campo de combinación". Haga doble clic en el primer campo de base de datos que desee en "campos" para insertarlo en el documento. A continuación, haga clic en "Cerrar".

8 Volver al documento y coloque el cursor donde debería aparecer el siguiente campo. A continuación, haga clic en "Más artículos ..." de nuevo en el panel de tareas "Combinar correspondencia". "Inserte el siguiente campo de la consulta en el documento.

9 Haga clic en "Siguiente: Vista previa de las letras" después de haber insertado cada campo que necesita y formateado el documento. Seleccione "Siguiente: Complete la combinación."

10 Seleccione la opción que desea llevar a cabo en "Complete la combinación" --- "Imprimir" o "Editar cartas individuales ..." A continuación, elija "Todos" y "OK".