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Cómo configurar Auto Archivo en Microsoft Outlook

Cómo configurar Auto Archivo en Microsoft Outlook


característica Autoarchivar de Outlook automatiza el manejo de los elementos antiguos como correos electrónicos. Sin embargo, para beneficiarse de AutoArchive lo que necesita saber cómo configurarlo correctamente. Lo primero que debe saber es que hay dos niveles de AutoArchive: globales y locales. La configuración global se aplican a todas las carpetas de Outlook, a menos que configure la configuración local de carpetas particulares que tienen preferencia sobre las globales. Por ejemplo, puede que no desee archivar mensajes de correo electrónico de tus amigos, por lo que podría utilizar la configuración de Autoarchivar locales para asegurarse de que la carpeta que contiene los mensajes no quede archivada.

Instrucciones

1 Configurar los valores globales de Autoarchivar de Outlook. Haga clic en "Herramientas", luego "Opciones". Esto abre el cuadro de diálogo Opciones.

2 Seleccione la pestaña "Otros", el clic en el "Autoarchivar". Esto abre el cuadro de diálogo Autoarchivar.

3 Ajuste la opción Ejecutar Autoarchivar cada X días ". El ajuste predeterminado es Autoarchivar cada 14 días.

4 Decidir si desea que Outlook para pedir permiso antes de que se ejecuta Autoarchivar. Si es así, establecer el "Preguntar antes de que Autoarchivar se ejecute" opción.

5 Ajuste el "Eliminar elementos caducados (carpetas de correo electrónico solamente)" opción para indicar a Outlook para eliminar viejos avisos de reuniones y artículos similares obsoletos.

6 Seleccione la opción "Archivar o eliminar elementos antiguos" opción.

7 Establecer la "carpeta de archivo Mostrar lista de carpetas de" opción. Puede cambiar cualquiera de los ajustes bajo esta opción, pero los valores por defecto debe estar bien.

8 Haga clic en el "Aplicar esta configuración a todas las carpetas ahora" botón para poner la configuración global en vigor.

9 Haga clic en "Aceptar" hasta que regrese a la ventana principal de Outlook.

10 Determinar qué carpetas (si lo hay) necesitan personalizados configuración de Autoarchivar (locales). Por lo general son las carpetas que no necesitan ser archivados o carpetas que contienen información que debe tener un acceso rápido a, independientemente de la antigüedad de la información es.

11 Configurar las opciones de Autoarchivar locales para las carpetas afectadas. Haga clic en una de las carpetas afectadas en el panel de exploración. Aparece un menú contextual.

12 Haga clic en "Propiedades" para abrir el cuadro de diálogo Propiedades de esta carpeta.

13 Haga clic en la pestaña "Autoarchivar". La página que aparece contiene tres opciones de Autoarchivar locales.

14 Seleccione "artículos no de archivo en esta carpeta" si no desea Autoarchivar para tocar el contenido de esta carpeta.

Seleccione "Archivar elementos en esta carpeta utilizando la configuración predeterminada" si desea que la configuración global para aplicar. Es posible elegir esta opción si esta carpeta utilizada previamente la configuración local y ya no quería que eso sucediera.

Seleccione "Archivo de esta carpeta usando estos ajustes" si desea que el contenido de la carpeta para archivar, pero desea aplicar diferentes opciones de archivo. Las opciones que se pueden elegir son los mismos que están disponibles para la configuración global.

15 Haga clic en "OK" para volver a la ventana principal de Outlook.

dieciséis Repita el proceso hasta que todas las carpetas que deben tener configuración de Autoarchivar locales están configurados.

Consejos y advertencias

  • Los procedimientos de este artículo para establecer Autoarchivar se aplican tanto a Outlook 2003 y Outlook 2007.
  • Outlook no AutoArchive la carpeta Contactos. Usted quiere que sus contactos estén siempre disponibles, por lo que archivarlos no tiene sentido.