Cómo utilizar Microsoft Project & Administrar múltiples proyectos de la cartera

Los gerentes de proyecto mantienen muchos proyectos técnicos de forma simultánea. Las complejidades variados tamaños, líneas de tiempo y plazos hacen que el manejo de múltiples proyectos desafiantes. La comprensión de las estrategias clave como la gestión del tiempo, la dinámica de grupos y conjuntos de habilidades individuales puede hacer posible el manejo profesional y eficaz en múltiples proyectos, cumplir con los requisitos y entregar resultados con éxito. El programa de gestión de software de Microsoft Project (MSP) fue desarrollado por Microsoft como una herramienta para ayudar a los gerentes de proyectos a desarrollar planes, asignar tareas, gestión de presupuestos, análisis de cargas de trabajo para fines de gestión del tiempo, el seguimiento del progreso y solucionar problemas de las áreas problemáticas de múltiples proyectos.

Instrucciones

1 Evaluar sus objetivos de negocio. Enumerar los objetivos del proyecto por departamento. Preparar un proyecto de documento de planificación. Reunirse con el personal clave para discutir los objetivos de negocio y de proyectos. Planificar cómo sus objetivos de negocio mejor se pueden realizar utilizando los recursos de su empresa tiene.

2 Preguntar al personal clave para estudiar los tutoriales de Microsoft sobre cómo utilizar Microsoft Project. Asegúrese de que cada persona sabe cómo utilizar todos los aspectos del software. Aprender a utilizar todos los recursos técnicos unificados de gestión de carteras de proyectos y en el programa.

3 Crear una lista de control para la gestión de cartera de los múltiples proyectos en su empresa. Utilice una lista basada en sistema de ciclo de vida completo para garantizar que todas las bases están cubiertas. Haz una lista de todos los aspectos de cada proyecto desde su inicio. Cada lista debe incluir la recopilación de información y funciones orientadas a las tareas para cada parte. Por ejemplo, asegúrese de que todas las especificaciones técnicas son recibidos para cada proyecto antes de iniciarlo en él. Incluir al personal clave, tales como los de aseguramiento de la calidad.

4 Dar prioridad a todos los proyectos y determinar cuales son más sensibles al tiempo. Ponerlos en orden de acuerdo a las fechas de vencimiento. Múltiples proyectos requieren técnicas de organización especiales para realizar un seguimiento de tareas simultáneas que a menudo se duplican. analizar cuidadosamente cada proyecto en función de qué y cuando es necesario. Decidir qué hacer y en qué orden es uno de los componentes clave para el éxito de la gestión de múltiples proyectos.

5 Clasificar y secuenciar las tareas de trabajo. Asegúrese de que todas las tareas del proyecto se ha puesto en la perspectiva correcta y que cada uno tiene sentido. Divida cada proyecto de manera adecuada para que cada gerente puede ver, lógicamente, cómo se va a proceder. Llevar a cabo sesiones de estudio de cada lista de tareas de trabajo y garantizar que todas las partes comprendan sus funciones. Compruebe el proyecto de cada tarea en la lista sobre una base semanal. Abordar los problemas y errores de la resolución o ponerse en contacto con la persona responsable de asegurar que todo va bien.

6 Hacer un tablero de instrumentos digital que captura todos los proyectos para seguir el progreso de cada uno. Utilizar los datos en el tablero de instrumentos digital para supervisar las tareas. Generar informes a las partes aplicables acerca de las tareas pendientes, el progreso, la gestión, los insectos y otras cuestiones técnicas para cada uno de los proyectos dentro de la cartera.

7 Asegúrese de que su compañía está utilizando Microsoft Project para combinar la cartera y gestión de proyectos de negocio de su organización y organizar los recursos de manera más eficiente. Supervisión de todos los proyectos en Microsoft Project para que todos los departamentos de la empresa puede trabajar en un solo lugar. Utilizar Microsoft Project para combinar la cartera y gestión de proyectos de negocio de su organización y organizar los recursos de manera más eficiente. Alinear todas las prioridades del negocio con las estrategias de inversión para evaluar mejor las prioridades clave de negocio para ayudar a la empresa a controlar sus tareas y proyectos. Supervisión de todos los proyectos en Microsoft Project para que todos los departamentos de la empresa puede trabajar en un solo lugar.

Consejos y advertencias

• Analiza cada proyecto claramente en tareas manejables para reducir la complejidad y mantener la concentración.
• Comprobar el progreso de cada proyecto sobre una base diaria para que nada cae a través de las grietas.
• Reunirse con el personal de gestión para garantizar que todos los proyectos se ajustan a las directrices de negocio.