MS Access Tutorial Avance

Microsoft Access es un programa muy potente, con muchas características avanzadas. Esas características avanzadas pueden ayudar a los programadores de bases de datos a proteger sus datos y crear consultas personalizadas para proporcionar sólo la información que necesitan. Esas características avanzadas también pueden hacer un acceso más fácil de usar - incluso para aquellos que no tienen conocimientos técnicos.

Opciones de inicio

Una de las grandes cosas acerca de Microsoft Access es que este potente programa es fácil de usar incluso para usuarios sin experiencia. Para hacer bases de datos de acceso más fácil de usar, los programadores pueden especificar una forma específica, consulta u otro elemento de datos aparezcan en el arranque. Esta es una gran idea para los usuarios que vayan a sólo introducir datos en una hoja de cálculo existente; los usuarios no necesitan saber acerca de las tablas y consultas detrás de las escenas. Todo lo que necesitan hacer es introducir datos en un formulario que se ha creado específicamente para ellos. Al tener esa forma aparece automáticamente cada vez que se abre la base de datos, los usuarios podrán introducir sus datos y evitar cualquier posible confusión.

Para especificar el comportamiento de puesta en marcha, basta con hacer clic en "Herramientas" y seleccione "Inicio" en el menú. Haga clic en el cuadro desplegable Mostrar formulario / página, y elegir la forma de entrada de datos que desea mostrar. La próxima vez que se abra la base de datos, esta forma aparecerá automáticamente.

Crear una consulta personalizada

El asistente de consulta integrado en Microsoft Access es una gran manera de construir consultas sencillas, pero no siempre es la mejor herramienta a utilizar. Si es necesario crear una consulta compleja, que puede ser mejor para crear una consulta personalizada con la característica de la vista Diseño. Para crear su propia consulta en la vista Diseño, haga clic en el "Crear consulta" en la pestaña Vista Diseño. Verá una lista de las tablas disponibles; sólo tiene que elegir la mesa en la que desea basar la consulta y haga clic en "Añadir". La tabla que ha elegido aparecerá ahora en la red. Si tiene tablas adicionales para agregar, puede añadirlos en la misma forma. Una vez que haya terminado de añadir tablas, simplemente haga clic en "Cerrar".

Una de las mejores características de acceso es la capacidad de crear campos calculados en base a los datos de las tablas, y estos campos calculados son fáciles de crear en una consulta. Si, por ejemplo, la tabla contiene un campo llamado "precio" y un campo llamado "Cantidad", se podría crear un campo calculado que muestra la cantidad total en dólares de cada pedido. Para ello, basta con colocar el cursor en el cuadro Nombre de campo y escriba "Total del pedido: [Precio] * [Cantidad]". Este campo calculado se multiplicará el precio multiplicado por la cantidad para llegar al total del pedido. Para dividir dos campos, utilice el / la muestra. Por otra parte, utilizar la tecla +, y para la resta use la tecla -. Para probar la consulta, haga clic en el botón "Ejecutar" en la barra de herramientas - se ve como un signo de exclamación. Se puede ver rápidamente si los resultados de la consulta son los esperados.

Proteger su base de datos con un archivo MDE

El acceso es un programa de gran alcance, y es importante para proteger la base de datos de los usuarios que no pueden ser afines a la tecnología o sofisticados. Una de las mejores maneras de proporcionar esa protección es crear un archivo MDE. Cuando la base de datos se guarda como un archivo MDE, los usuarios no podrán crear formularios o realizar cambios en las tablas subyacentes. Esto ayuda a los programadores de bases de datos protegen los datos subyacentes y evitar que los usuarios realicen cambios no autorizados.

Hacer un archivo MDE es fácil. Simplemente haga clic en "Herramientas", haga clic en "Utilidades de base de datos" y seleccione "Crear archivo MDE." Siga los pasos para crear la versión protegida de la base de datos.