Las ventajas de crear un informe utilizando Microsoft Access

Ya sea que usted está buscando en las cifras de ingresos a través del tiempo o desea ver los resultados de los objetivos de fitness que ha estado realizando un seguimiento, informes de Microsoft Access que le ofrecen un robusto conjunto de características que es difícil de encontrar en una hoja de cálculo de ventas o un diario de ejercicios. Muchas personas que se sienten cómodos con Microsoft Excel y Word veces subestiman el poder de Acceso a la manera rápida, segura y atractiva la información actual para la impresión, la publicación en el tablón de anuncios o subir a la web.

Seguridad e Integridad

Acceso extrae datos de tablas o consultas con el fin de rellenar informes. Tener una estructura de información que es independiente de la fuente de registros mantiene los números originales seguro. Informes dejar que otros vean la información sin permitir que la cambien. Tal vez usted quiere informar sólo los detalles del envío, en cuyo caso un informe de Access puede filtrar los datos confidenciales, tales como información de pago. Creación de una instantánea en el tiempo es esencial para la información financiera --- algo Acceso hace excepcionalmente bien. Si quieres ir sin papeles, informes en Access se pueden guardar en el formato de instantánea, que ofrece un tamaño de archivo compacto, pero lo hace requiere un programa adicional para su visualización. El acceso también le da la posibilidad de exportar los informes del navegador soportado.

La flexibilidad y la capacidad

informes de acceso facilitan tanto la separación de funciones y la colaboración. Digamos que usted necesita para combinar los esfuerzos de varias personas o departamentos, cada uno con una mesa de introducción de datos. El acceso puede consolidar esa información en un solo informe. ¿Qué pasa si hay una gran cantidad de información para consolidar? Se puede recoger muchos más datos de las tablas de Access que puedas de hojas de cálculo, lo que le permite presentar más información de un programa de obtención de productos centralizado. Las grandes hojas de cálculo de Excel pueden abrumar a los usuarios y llegar a ser difícil de manejar para imprimir, mientras que informes de Access puede ser compacto, adaptado a las preferencias de un individuo y actualiza automáticamente con nuevos datos cada vez que está abierto. proporcionando a veces los números no es suficiente. Excel es ideal para el análisis numérico, pero el acceso eclipsa a Excel cuando se trata de manejar una gran cantidad de palabras. Con acceso, los informes pueden incluir razones textuales de los números de sus planes o explicaciones detalladas de los números de sus resultados.

resumiendo

Con acceso, no es necesario preocuparse con los cálculos de construcción: Wizards le guiará a través del proceso de creación de informes. Una vez que contestar una serie de preguntas, el informe que necesita está construido de forma automática. Digamos que quiere ver a sus medidas corporales o recuentos nutricionales por semana, mes o año; simplemente punto de acceso a los datos y el asistente le pedirá niveles de agrupación que aparezca en el pie del informe. El asistente también le preguntará cómo desea que los datos calculados: suma, promedio, más grande o más pequeño valor. Además, se le ofrece varias opciones que incluyen escalonada, bloques, esquema y alineados para finalizar el diseño del informe.

Estilo

Una vez que haya hecho sus decisiones sumarias, el asistente de informes en Access 2003 tiene un simple conjunto de estilos pre-construidos, que estandarizan su informe. Siguiendo con un solo estilo asegurará una apariencia consistente a través de múltiples informes de diferentes análisis o agrupación. Si necesita incluir una imagen, como un logotipo, Access 2007 le permite adjuntar una imagen a una base de datos y utiliza esa imagen uno a través de múltiples informes. En caso de que tenga que cambiar su logotipo, esa imagen se actualiza en todos sus informes. Para ayudarle a buscar aún más profesional, Access 2010 se envía con temas estándar de Microsoft Office que incluyen fuentes y colores que traen sus informes a un nivel de diseño profesional.