Cómo hacer una hoja de cálculo de inventario

Un inventario es algo más que una lista de elementos: También incluye información que lo acompaña. Por ejemplo, un inventario podría incluir el nombre de un elemento, número de modelo, descripción y número de serie. Las etiquetas de los datos incluidos en el inventario cambiará en función de su finalidad, pero el concepto sigue siendo el mismo. Además, mediante el uso de Excel 2010, puede también vincular la hoja de cálculo a una lista de Sharepoint para recibir actualizaciones automáticas de su inventario para el análisis utilizando las funciones de Excel.

Instrucciones

1 Abra su software. Si necesita actualizaciones automáticas con SharePoint, utiliza Excel 2010. Si va a crear una lista simple a efectos del seguro, utilizar un procesador de textos con tablas o un programa de hoja de cálculo.

2 Determinar las etiquetas de datos para incluir en la hoja de cálculo de inventario. Si usted está haciendo un inventario de su casa, por ejemplo, incluir "Valor" como un encabezado de columna, además de etiquetas como "elemento" y "Número de serie". Para un inventario de comercio, crear títulos como "coste al por mayor" y "menor precio".

3 Introduzca sus encabezados de columna a través de la primera fila de la tabla. Establecer la primera columna como el índice - o identificador único - de la información para esa fila. Por ejemplo, un código de artículo de inventario de negocios, o el nombre de un artículo para uso en el hogar.

4 Introduzca los datos de las filas y columnas. Todos los elementos de una fila ofrece más información relacionada con su índice. En un inventario al por menor, por ejemplo, introducir el precio de venta al por menor, al por mayor y el costo descripción del artículo para la misma referencia. Para un inventario de su vivienda, introduzca la información que define aún más el tema, tales como el tamaño, valor y costo.

5 Mantener su inventario de forma manual mediante la adición de elementos a medida que se compran o adquirido de otra forma, y ​​eliminación de elementos, ya que venden o se sale por cualquier motivo.

6 actualizar automáticamente su inventario utilizando SharePoint. Las listas de SharePoint se actualizan automáticamente hojas de cálculo Excel siempre y cuando tenga permiso de lectura para la lista de SharePoint. En SharePoint, seleccione la opción "Exportar a hoja de cálculo" de la ficha Lista, en el grupo Conectar y Exportación. Seleccione "Descargar Archivo", "Abrir" y luego "Activar" para sincronizar los datos con el ordenador. En Excel, seleccione "Actualizar" en el grupo de la tabla de datos externa en la pestaña Diseño para ver la información actualizada.

Consejos y advertencias

• Use suficiente cabeceras para satisfacer sus necesidades sin seleccionar tantos que el inventario se vuelve muy complicada.
• actualizaciones de SharePoint sólo se envían a la hoja de cálculo; actualizaciones no reflejarán los cambios realizados en la propia hoja de cálculo.