Cómo configurar QuickBooks de años anteriores

Lo ideal es que los propietarios de negocios comenzarían con QuickBooks su primer día en los negocios. Si usted es nuevo en Quickbooks y la necesidad de introducir los datos de años anteriores, debe tener acceso a los libros de contabilidad escritas u hojas de cálculo de Excel. Estos documentos pueden ayudar a reconstruir los datos financieros de la empresa a partir de los años anteriores.

Instrucciones

método uno

1 Reunir todos los documentos de años anteriores y organizar en consecuencia desde la más temprana a la mayor parte del año en curso. Esta documentación puede ser en forma de hojas de cálculo Excel, declaraciones de impuestos de años anteriores y / o cuentas de resultados con los balances. Busque el Estado de Resultados del primer año que desea introducir. Abra el software de QuickBooks en su ordenador.

2 Instalar el software QuickBooks insertando el disco en la computadora. Siga las instrucciones para completar la instalación. Complete la información acerca de su empresa utilizando la Entrevista Fácil Paso, que es una serie de preguntas formuladas por el proceso de instalación de QuickBooks que pone la información correcta en el lugar correcto.

3 Introduzca la fecha del estado de pérdidas y ganancias más temprano en la columna "Fecha" en el registro del banco de su empresa. Se puede utilizar el último día del año para introducir esta información. Haga doble clic en el "Banco" cuenta para abrir la caja registradora. Introduzca la cantidad total de los ingresos generados por ese año como un único depósito en la cuenta bancaria. En el cuadro "Cuenta" de este depósito, utilice una cuenta de ingresos o ventas.

4 Introduzca los totales de gastos para ese año como un terrón pago de una suma en el registro de cheques debajo del depósito que acaba de hacer. No es necesario introducir el nombre de cada proveedor para obtener información del año anterior. Para las "Utilidades", introduzca la cantidad total gastada en "Utilidades" de ese año. Puede optar por separar estos gastos en "Electric", "Agua" y "Cable" si lo desea.

5 Introduzca todos los activos fijos adquiridos en los años anteriores. Haga clic en el botón "Lista" en la barra de menú superior, desplácese hacia abajo y haga clic en el "Cuadro de cuentas de" opción. Mantenga las teclas "N" "CTRL" y crear una nueva cuenta. Elija el botón "activos fijos" en la ventana "Tipo" cuando se abre. Localizar los trámites para la compra y anote la cantidad total mediante el botón "Enter Saldo de apertura".

6 Introduzca los pasivos, incluyendo los préstamos, tarjetas de crédito y todo el dinero de su negocio prestado. Abra el "Plan de cuentas" como lo hizo anteriormente, y mantenga las teclas "N" "CTRL" y. Elija los "pasivos" o "tarjeta de crédito" si eso es lo que está introduciendo. Si su empresa adquirió un vehículo de $ 30.000, $ 25.000 de los cuales se financia, se entra en un activo de $ 30,000 fijo llamado "vehículo" y un pasivo a largo plazo $ 25,000 llamado "Préstamo de vehículo." La forma más sencilla de hacerlo es utilizar el botón "Enter balance de apertura" en la parte inferior de la ventana "Cuenta Nueva".

7 Repita estos pasos para cada uno de los años que ha introducido. Asegúrese de que las fechas se mantienen consistentes como el modo por defecto de QuickBooks introducirá la fecha actual en cada transacción o que haga una anotación.

Segundo método

8 Desglosar los ingresos y gastos por mes en lugar de una entrada por año. Si estaba utilizando una hoja de cálculo, esto puede ser más fácil que si estuviera usando entradas manuales. Introduzca los ingresos, los gastos y las compras de cada mes por el mes de la transacción en el registro del banco de QuickBooks.

9 Utilice la orden de entrar en transacciones en la sección anterior de los ingresos que entran, a continuación, gastos, activos y pasivos fijos a continuación. Usted puede utilizar el último día del mes para cada transacción para ahorrar tiempo. Una vez más, entrando proveedores específicos para años anteriores no es esencial.

10 Crear una declaración de ganancias y pérdidas de los datos introducidos. Haga clic en el botón "Informes" en la barra de menú superior y baje hasta la opción "Empresa y Financiero". Haga clic en el "pérdidas y ganancias - Resumen" opción. Cuando se abre el informe, localizar las ventanas "periodo" en la esquina superior izquierda de la pantalla. Hacer el "Begin" fecha de 1 de enero del primer año. Hacer el "Fin" fecha del último día del año.

11 Comparar los totales en la de pérdidas y ganancias en QuickBooks con el total de sus declaraciones de impuestos o declaraciones creadas previamente. Si existen diferencias significativas, hacer el ajuste en QuickBooks y repetir el proceso para introducir el año siguiente.

Consejos y advertencias

• Si su negocio tiene empleados, usted tendrá que utilizar los informes que ha recibido de la empresa de nómina para introducir esta información en QuickBooks. Estos informes se hacen generalmente disponibles sin costo alguno a través de las compañías de nómina.