Cómo escribir un informe publicado en VBA

El acceso es un programa de base de datos de Microsoft para el almacenamiento, visualización y presentación de información, tales como la lista de clientes o informes de ventas. Un informe en Microsoft Access es una colección de objetos seleccionados de una base de datos. El informe se puede ver e imprimir. Creación de un informe en Access se puede lograr mediante el asistente y siguiendo las instrucciones que aparecen en pantalla. No se requiere ningún conocimiento de programación. Los datos recopilados en los informes se pueden exportar a hojas de cálculo después de los informes se crean y se guardan.

Instrucciones

1 Abra la base de datos a partir del cual se creará el informe. Haga clic en "Informes" en la barra izquierda de la ventana. Seleccione "Nuevo" para abrir una ventana y crear un informe.

2 Haga clic en la opción "Vista Diseño" y "OK". Seleccione "Ver" en la barra de menús en la ventana del informe. Seleccione "Propiedades" para abrir una ventana en la que puede decidir las propiedades del nuevo informe.

3 Haga clic en los tres puntos siguientes el nombre de una propiedad para establecer el origen de registros para esa propiedad. Seleccione las tablas que desea utilizar para crear el informe de la lista de registros que aparecen en la ventana "Mostrar tabla". Elija los registros que desee incluir en el informe haciendo clic en el tipo de registro y el botón "Añadir". Cierre la ventana cuando haya terminado de seleccionar los registros.

4 Construir una instrucción SQL para el informe cuando se abre la ventana "Generador de consultas". Seleccione los campos que desea incluir en el informe. Cierre la ventana haciendo clic en la "X" en la esquina superior derecha de la ventana Generador de consultas y seleccione "Sí" cuando se le solicite.

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Añadir objetos al informe haciendo clic en el icono del menú "Lista de campos" que se asemeja a un trozo de papel. Añadir campos al informe por clic con el botón izquierdo sobre el objeto. Arrastre el objeto con el ratón en el lugar donde desea que aparezca en el informe. Cambiar el tamaño de los objetos haciendo clic y arrastrando en una de las pequeñas cajas negras de todo el objeto.

6 Añadir números de página al informe seleccionando "Números de página" en el menú "Insertar". Elija un estilo de número de página, tales como "Página 1 de 5" o sólo la página actual. Haga clic en "Aceptar" para agregar los números de página.

7 Guardar el informe haciendo clic en el icono del disco en la barra de menú. Seleccione la opción "Guardar como" para asignar un nombre único o guardar en un directorio de archivo específico. Haga clic en el botón "OK" cuando aparezca.

8 Ver el informe haciendo clic en la opción "Vista preliminar" en el menú desplegable de impresión en la barra de herramientas. Imprimir el informe seleccionando la opción "Imprimir".

Consejos y advertencias

• Guarde su trabajo con frecuencia durante el proceso. El ahorro no va a interferir con el progreso asistente de informes.
• Guardar los informes en una ubicación de archivos dedicado en su disco de computadora para hacer más fácil su localización para su posterior visualización, modificación e impresión.
• No intente modificar, añadir o eliminar registros en una base de datos a menos que esté seguro de que desea realizar tales cambios.
• Copias de seguridad de su base de datos con regularidad en el caso de que la información de la base de datos se daña o se pierde debido a un error del usuario o de un virus informático.