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Las técnicas para la comunicación por correo electrónico

Las técnicas para la comunicación por correo electrónico


En 2011, el correo electrónico es más popular que nunca, gracias a la amplia disponibilidad de correo electrónico, junto con el aumento del número de dispositivos que permiten que los usuarios puedan ver y responder a los mensajes, tanto en su ordenador y fuera de ella. Aprender a usar el correo electrónico de manera efectiva mediante técnicas adecuadas de etiqueta de correo electrónico puede ayudar a hacer la comunicación a través de correo electrónico aún más fácil.

En respuesta inteligente

Las personas a menudo tienen conversaciones a través de correo electrónico mediante el uso de la función "respuesta". Estas conversaciones (también llamados "hilos") puede ser muy larga y en ocasiones puede virar fuera de tema. Al responder a una larga conversación, considere recortar los trozos citados de las discusiones previas a sólo los que son relevantes para la conversación actual. La revisión del tema para leer "Nuevo tema (era - Re: tema viejo)" o algo similar puede ayudar a otras personas en el hilo de respuesta sea capaz de seguir con mayor precisión el tema actual de la conversación. Además, evitar el consumo del "Responder a todos" función a menos que esté seguro de que todos los destinatarios se beneficiarán de ser incluido en el hilo de correo electrónico.

grupo de correo

Correo electrónico le permite enviar por correo varios destinatarios al mismo tiempo. Aunque esto es conveniente, correo de grupo puede exponer a direcciones de correo electrónico de otras personas. Utilizando la opción de copia oculta (CCO) es una buena alternativa para mantener su lista de destinatarios privado. Si usted encuentra que usted está enviando el mismo grupo de personas con frecuencia, considere la creación de una lista de correo usando un servicio gratuito en línea, tales como grupos de Yahoo o Google Groups.

formateo

La mayoría de los clientes de correo electrónico de escritorio y web basado modernos permiten a los usuarios elegir entre texto sin formato, texto enriquecido formato (RTF) y HyperText Markup Language (HTML) para dar formato a sus mensajes. mensajes de texto sin formato de texto simple, mientras que son RTF y HTML pueden contener formato, como el subrayado, negrita y cursiva. HTML permite a los usuarios insertar imágenes y medios en sus mensajes de correo electrónico, lo que permite una experiencia de correo electrónico más rico.

Archivos adjuntos

Es común para adjuntar un archivo a un correo electrónico como una forma de compartir una foto, documento o cualquier otro tipo de archivo. La mayoría de los servidores de correo electrónico tienen una limitación en el tamaño del archivo adjunto y no permitirán que ciertos tipos de archivos (en particular, la extensión .exe) más allá de sus filtros debido a los temores de virus. Los correos electrónicos que superen las asignaciones de fijación o violan los tipos de archivos a menudo pueden tener sus archivos adjuntos retirados antes de ser enviados al usuario. Es una buena práctica de mencionar en alguna parte del cuerpo de texto de correo electrónico que va a conectar un email para que el destinatario sabe que un archivo debe haber sido adjunto y ser capaz de seguir en consecuencia.

Seguridad

usuarios de correo electrónico deben ser conscientes de que el correo electrónico no es un método de comunicación seguro. Nunca envíe información importante como números de seguro social, licencia de conducir o números de cuentas bancarias vía e-mail.