Cómo manejar grandes documentos en Word

El mantenimiento de documentos de gran tamaño puede ser engorroso, pero hay herramientas integradas en el programa Microsoft Word que hacer el trabajo más manejable. El uso de la palabra "Buscar", "Comentarios" y "características de Control de cambios" para editar el documento, y luego protegerlo una vez que está en su forma final. Encontrar información relevante de forma rápida, comentar con preguntas o preocupaciones y luego enviar todo el documento a un colega de cambios, que se realizará un seguimiento con sus iniciales. Al proteger el documento, puede controlar los tipos de cambios, si los hay, que están permitidos. Con el uso de estas herramientas, su documento de gran tamaño parecerá más pequeño y más manejable.

Instrucciones

Encontrar

1 Buscar texto dentro del documento pulsando y manteniendo pulsado el botón "Control" mientras presiona la tecla "F". Como alternativa, puede hacer clic en "Buscar" en el menú "Inicio".

2 Escriba el texto que busca y pulse "Enter". La búsqueda no es sensible de forma predeterminada, por lo que, por ejemplo, puede ingresar "texto" o "Texto" para los mismos resultados.

3 Haga clic en "Más" para limitar la búsqueda por caso, prefijo o comodines. Siga buscando hasta que encuentre su texto deseado.

comentarios

4 Agregar comentarios al documento, poniendo de relieve el texto de su comentario se relacionará con, navegando a "opinión" y seleccionar "Nuevo comentario". Escriba su comentario en el campo que aparece. Comentarios destacan, para que puedan ser fácilmente editados o eliminados.

5 Vaya a "revisión" y luego "Mostrar marcas" y anule la selección de "Comentarios" para ocultar temporalmente los comentarios. Esto es útil para imprimir una copia sin marcar.

6 Haga clic derecho en la columna resaltada y seleccione "Eliminar comentario" para eliminar todo el comentario. Vaya a "Panel de revisiones" dentro del menú de seguimiento y seleccione la posición vertical u horizontal para ver una lista de todos los cambios dentro del documento.

Cambio de camino

7 Navegue hasta el menú "opinión" y seleccione "Opciones de Control de cambios" Elija los tipos de cambios que desea realizar un seguimiento y opciones de formato que desea utilizar. Por ejemplo, es posible utilizar un color de texto azul para los cambios de formato y una fuente tachado rojo para las supresiones.

8 Haga clic en "Control de cambios" para activar el seguimiento. Sus iniciales serán grabados junto a los cambios.

9 Desactivar el control del cambio mediante la selección de "control de cambios" de nuevo. Cualquier cambio realizado, mientras que el seguimiento de cambios está fuera no se grabará.

10 Aceptar o rechazar los cambios realizados por otros mediante la selección de las "Aceptar" o "Rechazar" botones apropiados. Ocultar cambios temporalmente seleccionando "Todos los revisores" en el menú "Mostrar marcas" dentro "de seguimiento".

proteger documento

11 Seleccione "Proteger documento" dentro del menú de revisión y elegir sus restricciones deseadas. La protección de la integridad del documento puede aumentar su credibilidad y utilidad.

12 Seleccione "Restricciones de formato" para impedir los cambios en los tipos específicos de formato, tales como subtítulos o estilos de sangría cuerpo. O salir de todas las restricciones de formato seleccionadas para rechazar todos los cambios de formato.

13 Elija "Comentarios" o "control de cambios" para obligar a todos los usuarios para documentar los cambios, que se puede revisar más tarde. O seleccione "No hay cambios" si desea que el documento a ser de sólo lectura.

14 Hacer excepciones a las reglas que se aplican. Por ejemplo, puede excluirse de las normas de protección, permitiendo sólo a ti mismo para hacer cambios.

15 Haga clic en "Sí, aplicar la protección" e introduzca una contraseña para el documento, si se desea. De lo contrario, haga clic en "OK" y se protegerá su documento. Haga clic en "Stop Protección" para permitir los cambios de nuevo.