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Cómo crear un documento principal de combinación de correspondencia en Word 2003

Word 2003 le permite crear plantillas para correos masivos a varios destinatarios. El proceso se llama "combinación de correspondencia", y el documento de plantilla se llama el "documento principal". Con la ayuda de este asistente, que fácilmente puede crear un documento principal de combinación.

Instrucciones

1 Abra Microsoft Word 2003.

2 Planificar su documento principal de combinación de correspondencia. El principal documento debe contener la información que aparecerá en cada carta o documento que incluye la dirección del remitente, saludo, gráficos, los encabezados y el cierre de cortesía.

3 Haga clic en "Herramientas", "Cartas y correspondencia" y luego "Asistente para combinar correspondencia".

4 Una ventana aparecerá a la derecha de la pantalla. Seleccione un tipo de documento de la lista en la parte superior de la ventana. Para este ejemplo, seleccione "Carta". Haga clic en Siguiente."

5 Seleccione un documento de partida. Seleccione la opción "Iniciar desde una plantilla" por ahora. Si usted tiene un documento principal abierto, seleccione "Utilizar el documento actual"; cuando se desea utilizar un documento guardado, seleccione "Empezar a partir de un documento existente."

6 Haga clic en el enlace "Seleccionar una plantilla" para mostrar una lista de plantillas. Haga clic en cada una para una vista previa. Haga clic en "Aceptar" cuando encuentres uno que te guste.

7 Empieza a escribir. Siga las instrucciones tales como "Tipo de letra Aquí" o "Haga clic aquí y escriba su nombre" en las áreas designadas. Cuando la plantilla contiene su carta final sin la dirección del destinatario o el saludo, que ha creado el documento principal de combinación de correspondencia.

8 Haga clic en "Archivo" y luego "Guardar" para almacenar el documento principal de combinación para más adelante.

9 Si desea continuar y crear un correo masivo, que tendrá que seleccionar los destinatarios. Usted puede utilizar sus contactos de Microsoft Outlook o crear una nueva lista.

10 Haga clic en "Siguiente: escriba la carta," a pesar de que ya has hecho eso. Puede utilizar el Asistente para agregar bloques de direcciones o líneas de felicitación si no los tiene.

11 Los siguientes pasos le permiten cambiar las letras de forma individual. Usa las flechas para desplazarse a través de las letras y cambiarlos según destinatario.

12 Vista previa y de impresión.

Consejos y advertencias

  • Se puede utilizar la combinación de correspondencia para los documentos distintos de los envíos. Por ejemplo, puede crear etiquetas y otros directorios así.
  • Puede excluir destinatarios desde una fuente de datos si no desea enviar la carta a todos sus contactos.
  • Revisar cada carta antes de enviarlo.