Cómo hacer hojas de cálculo de Excel Mejor

hojas de cálculo de Excel pueden simplificar las tareas de organización, permitir la visualización de los datos o las tendencias y proporcionar análisis de datos. Sin embargo, hojas de cálculo Excel son sólo tan bueno como que los hacen. hojas de cálculo al azar podría funcionar para hacer un gráfico o una tabla rápida, pero llegar a ser problemático cuando se hace referencia de nuevo a ellos más tarde. La toma de mejores hojas de cálculo de Microsoft Excel es una cuestión de tomar el tiempo para hacer las cosas bien; unos pocos minutos al final delantera pueden ahorrar horas durante la vida de la hoja de cálculo.

Instrucciones

1 Romper sus datos. hojas de cálculo Excel tienen un grande, y siempre en expansión, el número de filas y columnas por hoja disponibles; libros de Excel también pueden tener muchos más que el valor predeterminado de tres hojas. Para los pequeños conjuntos de datos, varios trozos separados de datos podrían ser capaz de encajar en una hoja. Es una buena práctica para poner una sola tabla, una lista o conjunto relacionado de datos en cada hoja.

2 Nombre sus datos. En las hojas de cálculo de Excel, puede nombrar las hojas, celdas y rangos de celdas. Haga un hábito de nombrar celdas a las que se referirá a menudo con nombres lógicos que siguen el convenio de denominación. Por ejemplo, si tiene una celda con una tasa de interés, es posible que el nombre de "INTRATE". A continuación, puede usarla en una fórmula en cualquier hoja de su archivo por su nombre ( "= INTRATE * F3"); esto simplifica la tipificación fórmula, así como la auditoría más tarde. rangos con nombre se pueden utilizar como listas para evitar errores tipográficos o limitar las opciones.

3 Utilice comentarios. Se pueden añadir comentarios a cualquier celda de una hoja de cálculo de Excel usando el menú de botón derecho del ratón; también puede escribir sus comentarios en las células adyacentes a la zona que está comentando. Los comentarios deben ser utilizados para explicar las acciones que ya ha tomado, razones para hacer la hoja de cálculo de la manera que lo hizo, o fuentes de datos --- cualquier cosa que pueda ser necesaria más adelante.

4 Utilizar fórmulas y macros para simplificar las tareas. métodos rápidos y sucios, como cortar y pegar, y los trabajos de mecanografía, pero las fórmulas pueden reducir la posibilidad de error humano, especialmente cuando se necesita para resumir los datos. Algunas combinaciones de teclas de función, tales como el uso de INDEX para recopilar información desde otra ubicación en combinación con por lo PARTIDO Excel busca la ubicación de la celda correcta para usted, puede ahorrar tiempo, garantizar que sus datos de resumen se actualiza y prevenir errores.

5 Hacer una cubierta o lámina de base de la hoja de cálculo. Incluya su nombre, el propósito de la hoja de cálculo, grandes cambios de registro y cualesquiera variables de decisión importantes. Esta práctica puede parecer tonta o una exageración cuando usted es el único que va a utilizar una hoja de cálculo, pero las hojas de cubierta son útiles incluso en estas situaciones. Ellos no sólo simplificar su interacción con la hoja de cálculo, pero requieren que usted piensa acerca de lo que está haciendo con los datos y hojas de cálculo en el primer lugar.

6 Compruebe si hay errores con frecuencia. Comprobación de errores a veces se puede lograr mediante la creación de un gráfico y en busca de valores atípicos, tendencias o rangos de datos esperados. En otros casos, puede que tenga que coincidir con los datos con los valores esperados usando fórmulas. Excel ofrece una variedad de características fórmula de auditoría, como mostrar fórmulas en las celdas en lugar de resultados, que le pueden ayudar en este esfuerzo. Nunca publicar o compartir sus resultados a menos que haya realizado una comprobación de errores.

Consejos y advertencias

• Si va a realizar una hoja de cálculo para alguien que no quiere ver sus comentarios de los desarrolladores, puede guardar una versión para ellos sin comentarios, o puede mantener sus comentarios de los desarrolladores en otro archivo.