Cómo reducir el tamaño de un libro de Excel

El software de hoja de cálculo de Microsoft Excel tiene muchas características para los usuarios. Desafortunadamente, algunas de estas características puede hacer que los archivos creados por este programa a crecer a tamaños inmanejables rápidamente. Cuando el tamaño del archivo es grande, los cálculos son lentos y el programa puede bloquearse con frecuencia. Reducir el tamaño de libros de Microsoft Excel mediante la limitación de algunas de las características que utilizan una gran cantidad de memoria.

Instrucciones

1 Eliminar las hojas de trabajo predeterminadas adicionales en un nuevo libro de Excel. Cada nuevo libro que crea Excel tiene tres hojas (Hoja1, Hoja2 y Sheet3). Estas hojas requieren más memoria y espacio en el disco duro cuando se guarda el libro. Haga clic derecho en la pestaña de nombre (en la parte inferior del libro) para la segunda hoja de trabajo. A continuación, seleccione Eliminar en el menú contextual emergente. Repita estos pasos para eliminar la tercera hoja de cálculo.

2 Reducir el tamaño de los gráficos, la línea de arte o el arte inteligente que haya insertado o importados en el libro. Gráficos aumentar rápidamente el tamaño de cada archivo de Excel guardado. Haga clic en cualquier objeto gráfico incrustado para activar el menú Herramientas de imagen. Comprimir, recortar o disminuir la saturación y la resolución de JPEG, GIF, BMP, TIFF y PNG color. También puede utilizar un programa de gráficos externo para cambiar el tamaño de los formatos de archivos de imágenes prediseñadas y otra, y luego insertar el objeto de tamaño más pequeño en su libro.

3 Utilice fuentes TrueType como la fuente por defecto para las etiquetas de hoja de cálculo de Excel. Fuentes personalizadas requieren asignaciones de memoria adicionales. Excel almacena las instrucciones para su impresora en el libro. Por lo tanto, el tamaño del archivo aumentará con cada fuente personalizada.

4 Aplicar formatos de texto, como negrita, cursiva y colores a sólo células individuales. Si se selecciona una fila o columna al añadir formatos, Excel aplica el formato a todas las celdas de la selección. Desde Excel tiene más de 200 columnas y miles de filas, el formato utilizará memoria de acceso aleatorio para gestionar los formatos para las filas y columnas.

5 Eliminar los comentarios innecesarios, cuadros de texto y otras mejoras tales como marcas de agua, sombreado de celda y las fronteras. Todos ellos requieren un espacio adicional al guardar el archivo. Encabezados, pies de página, números de página, tablas, hipervínculos, tablas y nombres de rangos en las fórmulas también aumentan el tamaño de un libro de Excel. Las opciones de impresión, tales como pantallas de cuadrícula y la fila repetida y encabezados de columna también pueden ser eliminadas para reducir el tamaño de su libro.

6 Guardar el libro en formato PDF. Esta opción se incluye en Excel 2007; la mayoría de las versiones anteriores requieren un complemento que se debe descargar. Elija Guardar como en el menú Archivo en versiones de Excel a través de 2003. Se encuentra bajo el menú de botón de Microsoft Office (a la izquierda de Inicio) en Excel 2007. Seleccione PDF en el menú. A continuación, seleccione el botón Optimizar para la radio mínimo el tamaño del archivo de cuadro de diálogo Guardar. Esto crea un archivo PDF más pequeño que está listo para enviar por correo electrónico o publicar en línea.

Consejos y advertencias

• Guarde el archivo después de cada cambio que realice. Uso de Excel comando Guardar como para darle a su archivo de prueba de un nombre diferente a medida que experimente con las opciones.
• Utilice el Explorador de Windows u otro gestor de archivos para ver la diferencia en el tamaño del archivo después de cada guardar.