Cómo crear una libreta de direcciones en Excel

Organizar los detalles de la dirección para el acceso rápido con una tabla ordenable creado en Microsoft Excel. Como alternativa, copiar una plantilla de Microsoft y el estilo de un libro de direcciones previamente diseñado para hacer que los datos significativos. Estos diseños que ahorran tiempo incluyen columnas de la tabla con una fila de encabezado claramente definido para categorías tales como nombres, direcciones y números de teléfono. Cada columna de la tabla cuenta con un botón de clasificación para ordenar las filas de datos por orden alfabético o el tamaño para ayudarle a buscar y analizar su base de datos de contactos.

Instrucciones

crear tablas

1 Haga clic y arrastre para seleccionar las celdas de la tabla. Por ejemplo, seleccione las celdas "A2: E50" para seleccionar un rango con 5 columnas y 50 filas.

2 Haga clic en la ficha "Insertar" en la cinta de comandos y haga clic en "Tabla" en el grupo Tablas para abrir el cuadro de diálogo. Seleccione "Mi tabla tiene encabezados" y haga clic en "Aceptar" para crear columnas que se pueden ordenar con botones de flecha para la clasificación.

3 Introduzca la categoría encabezados, tales como nombre, apellido, dirección y correo electrónico.

4 Haga clic en la tabla para que aparezca la cinta Herramientas de tabla con la ficha Diseño. Haga clic en la pestaña "Diseño" para mostrar las herramientas de estilo, tales como la galería de imágenes en miniatura en el grupo Estilos de tabla. Por ejemplo, haga clic en el botón "Más" en Estilos de tabla para abrir el gráfico que incluye el encargo, la luz y las secciones Mediano, luego apunte sobre una muestra de color para previsualizar el efecto. Seleccione la miniatura preferido para actualizar el color y el diseño de la tabla.

5 Haga clic en una celda, escriba los datos y presione "Tab" para mover el cursor a la siguiente celda.

6 Presione "Ctrl-S" para guardar este libro.

Adaptar una plantilla

7 Haga clic en la ficha "Archivo" en la cinta de comandos y luego seleccione "Nuevo" para abrir la lista de plantillas.

8 Enter "libreta de direcciones" (sin las comillas) en el cuadro "Buscar plantillas en línea" y pulse "Enter" para abrir las imágenes en miniatura en los resultados de búsqueda. Los ejemplos incluyen "Libreta de direcciones", "libro de direcciones personal" y "Lista de clientes Contacto".

9 Haga clic en una miniatura de la plantilla preferida para previsualizar una versión ampliada con su descripción, el tamaño de descarga y clasificación. Haga clic en "Crear" para copiar esta plantilla para un nuevo libro.

10 Haga clic en la tabla y actualizar el formato, diseño o estilo con las herramientas de la cinta y las opciones de Herramientas de tabla. Por ejemplo, que los datos sean más legibles en las filas y columnas seleccionando o opciones, como "Filas con bandas" y "Columnas con banda", en el grupo Opciones de estilo de tabla en la pestaña Diseño de la cinta Herramientas de tabla anular la selección.

11 Haga clic en una celda, introduzca los datos del contacto y luego presione "Tab" para mover el cursor a la celda en la columna de la siguiente tabla.

12 Presione "Ctrl-S" para guardar este libro.

Consejos y advertencias

• Su hoja de cálculo Excel proporciona la opción de fuente de datos de combinación de correspondencia de Microsoft Word para crear etiquetas de correo para. Al planear sus categorías de la hoja de trabajo, garantizar que estas categorías coincidirán con los campos necesarios en la combinación de correspondencia. Para las plantillas que muestran nombre como una categoría, ya insertar una nueva columna para mantener los nombres y apellidos en columnas separadas para cartas modelo. La cinta de Word incluye la ficha correspondencia con el Iniciar Combinar correspondencia opciones de grupo.
• Para comprobar los datos duplicados, como las entradas que comparten el mismo apellido, haga clic en la tabla para que aparezca la cinta Herramientas de tabla, haga clic en la pestaña "Diseño" y luego seleccione "Eliminar duplicados" en el grupo de herramientas para abrir el cuadro de diálogo. Seleccione los filtros de la columna y haga clic en "OK" para filtrar y eliminar los datos duplicados.
• Guardar una versión de la hoja de cálculo como una plantilla para crear futuras libretas de direcciones con un estilo coherente. Seleccione "plantilla de Excel (* .xltx)" en el campo Guardar como tipo en el cuadro de diálogo Guardar como. Para encontrar esta plantilla, pulse "Windows-F" para que aparezca el cuadro de búsqueda y escriba "* .xltx" (sin las comillas). Pulse la tecla "Enter" para abrir la lista de búsqueda y luego seleccione la plantilla.
• La información en este artículo se aplica a Microsoft Excel 2013, Small Office Premium. Puede variar ligeramente o significativamente con otras versiones o productos.